Proč vaše e-maily končí ve spamu a jak to opravit
Pokud firemní e-maily končí v nevyžádané poště, téměř vždy existuje příčina, kterou lze najít a opravit. Postup krok za krokem od záznamů DNS po zvyky v obsahu.
Nic není frustrující víc než zjištění, že nabídka, faktura nebo odpověď strávila tři dny ve složce nevyžádané pošty u zákazníka. Dobrá zpráva je, že e-maily málokdy končí ve spamu z tajemných důvodů. Projděte kontrolní seznam níže odshora dolů, protože nejčastější příčiny jsou zároveň nejlevnější na opravu.
Projděte kontrolní seznam
Krok 1: potvrďte, že je problém skutečný
Požádejte příjemce, aby zkontroloval složku nevyžádané pošty, a řekl vám, kterého poskytovatele používá. Poté otestujte na několika účtech u různých poskytovatelů. Pokud pošta končí ve spamu jen u jednoho poskytovatele, příčinou je pravděpodobně jeho filtrování vaší domény nebo IP adresy. Pokud končí ve spamu všude, podezřívejte záznamy DNS nebo obsah.
Krok 2: přečtěte hlavičky zprávy
V přijaté zprávě otevřete úplné hlavičky (často pod názvem „zobrazit originál“ nebo „zobrazit zdroj“). Hledejte řádek s výsledky ověření. Měl by uvádět, že SPF, DKIM i DMARC projdou. Řádek s hodnotou fail, softfail nebo none ukazuje na vaši příčinu.
Krok 3: opravte SPF, DKIM a DMARC
- SPF: ujistěte se, že na doméně existuje právě jeden záznam SPF a že zahrnuje každou službu, která odesílá vaším jménem: váš poštovní hosting, nástroj pro newslettery, CRM, službu pro webové formuláře.
- DKIM: ujistěte se, že váš poštovní server podepisuje odchozí zprávy a že je veřejný klíč zveřejněn v DNS u správného selektoru.
- DMARC: zveřejněte záznam, i jen monitorovací, aby poskytovatelé viděli, že doménu spravujete.
Podrobnosti a časté chyby pokrývají naše podrobné články o SPF, DKIM a DMARC.
Krok 4: zkontrolujte odesílající IP a doménu
Pokud vaše pošta odchází přes server, který zároveň odesílá za mnoho dalších zákazníků, mohl jiný zákazník poškodit reputaci IP adresy. Zkontrolujte, zda se odesílající IP nenachází na veřejných blocklistech, a ujistěte se, že má odpovídající záznam reverzního DNS. Pokud je vaše doména úplně nová, čekejte od filtrů větší opatrnost, dokud si nevybuduje historii. Začněte s malými objemy skutečné, chtěné komunikace.
Krok 5: podívejte se na obsah
Obsah je jen zřídka jedinou příčinou, ale může zprávu na hraně přehoupnout do spamu. Zkontrolujte:
- Předměty, které křičí, slibují příliš mnoho nebo používají nadměrnou interpunkci.
- Zprávy obsahující jen velký obrázek nebo jen odkaz.
- Odkazy používající zkracovače URL nebo přesměrování přes nesouvisející domény.
- Přílohy neobvyklých typů, například zazipované spustitelné soubory.
- Rozbité HTML nebo HTML zkopírované z textového procesoru.
Pište jako člověk. Krátkou prostou zprávu, která jasně říká, kdo jste a proč píšete, je těžké překonat.
Krok 6: zkontrolujte seznam, nejen zprávu
U newsletterů a kampaní je největší příčinou umístění do spamu rozesílka lidem, kteří poštu nečekají. Používejte přihlášení s potvrzením, uvádějte viditelný odkaz pro odhlášení, odstraňujte adresy, které vracejí zprávy, a přestaňte psát lidem, kteří nikdy nereagují. Stížnosti i jen malého podílu příjemců mohou poškodit vaši reputaci u poskytovatele.
Krok 7: zkontrolujte napadení účtu
Pokud vaše pošta najednou začala končit ve spamu bez jakékoli změny na vaší straně, hledejte známky napadení účtu. Zkontrolujte složku odeslaných zpráv, zda tam nejsou zprávy, které jste nepsali, prohlédněte aktivitu přihlášení, pokud ji váš hosting poskytuje, a přehlédněte pravidla pro přeposílání pošty. Změňte heslo a zapněte silnější zabezpečení. Napadená schránka může za hodinu odeslat tisíce spamových zpráv a zničit vaši reputaci.
Krok 8: požádejte o pomoc příjemce
Pokud určitý zákazník vaši poštu stále nedostává, požádejte ho, aby jednu z vašich zpráv označil jako „není spam“ a přidal si vaši adresu do kontaktů. Tím se jeho filtr naučí, že jste legitimní odesílatel. Nenahrazuje to správné záznamy DNS, ale může vyřešit tvrdohlavý individuální případ.
Rychlá diagnostická tabulka
| Příznak | Pravděpodobná příčina |
|---|---|
| Spam u každého poskytovatele | Chybějící nebo selhávající SPF, DKIM, DMARC |
| Spam jen u jednoho poskytovatele | Reputace nebo filtrování specifické pro poskytovatele |
| Vrácené zprávy s hlášením o blocklistu | Odesílající IP je na seznamu |
| Náhlá změna bez úprav | Napadený účet nebo soused na sdílené IP |
| Postiženy jen newslettery | Kvalita seznamu, stížnosti, obsah |
| Chybí e-maily z webových formulářů | Odesílání bez autentizace; viz náš článek o kontaktním formuláři |
Čemu se vyhnout a jak výsledek udržet
- Nekupujte seznamy, abyste rychle „rostli“.
- Neposílejte opakovaně stejnou zprávu v naději, že jedna projde.
- Při experimentování nezveřejňujte několik protichůdných záznamů SPF.
Jakmile vaše pošta dochází správně, tento výsledek chraňte. Kontrolujte záznamy DNS vždy, když přidáte nový nástroj, který odesílá e-maily vaším jménem, občas si přečtěte zprávy DMARC a na každé schránce používejte silné, jedinečné heslo. Krátká pravidelná kontrola je mnohem levnější než zjištění po týdnech, že zákazníci vaše zprávy nikdy neviděli.
Spolehlivé doručování se Zebra Hosting
Většinu případů spamové složky vyřeší správná autentizace a základní hygiena, což je na správně nakonfigurovaném hostingu mnohem snazší. Tým Zebra Hosting vám pomůže zkontrolovat záznamy a podpora je k dispozici v 17 jazycích. Podívejte se na e-mailové hostingové tarify nebo nás kontaktujte přes kontaktní stránku, pokud chcete druhý pohled na své hlavičky.
