Miksi sähköpostisi päätyvät roskapostiin ja miten korjaat sen
Jos yrityksesi sähköpostit päätyvät roskapostiin, syy on lähes aina löydettävissä ja korjattavissa. Vaiheittainen lista DNS-tietueista sisältötapoihin.
Mikään ei ole turhauttavampaa kuin huomata, että tarjous, lasku tai vastaus on ollut asiakkaan roskapostikansiossa kolme päivää. Hyvä uutinen on, että sähköpostit harvoin päätyvät roskapostiin mystisistä syistä. Käy alla oleva tarkistuslista läpi ylhäältä alas, koska yleisimmät syyt ovat myös halvimpia korjata.
Käy tarkistuslista läpi
Vaihe 1: varmista, että ongelma on todellinen
Pyydä vastaanottajaa tarkistamaan roskapostikansionsa ja kertomaan, mitä palveluntarjoajaa hän käyttää. Testaa sitten muutamalla tilillä eri palveluntarjoajilla. Jos posti päätyy roskapostiin vain yhdellä palveluntarjoajalla, syy on todennäköisesti kyseisen palveluntarjoajan suodatus verkkotunnuksellesi tai IP-osoitteellesi. Jos se päätyy roskapostiin kaikkialla, epäile DNS-tietueitasi tai sisältöä.
Vaihe 2: lue viestin otsakkeet
Avaa vastaanotetusta viestistä täydelliset otsakkeet (usein nimellä "näytä alkuperäinen" tai "näytä lähde"). Etsi todennustulosrivi. Sen pitäisi kertoa, että SPF, DKIM ja DMARC läpäisevät. Rivi, jossa lukee fail, softfail tai none, osoittaa syyn.
Vaihe 3: korjaa SPF, DKIM ja DMARC
- SPF: varmista, että verkkotunnuksella on täsmälleen yksi SPF-tietue ja että se sisältää jokaisen palvelun, joka lähettää nimissäsi: postipalvelimesi, uutiskirjetyökalun, CRM:n ja verkkosivuston lomakepalvelun.
- DKIM: varmista, että postipalvelimesi allekirjoittaa lähtevät viestit ja että julkinen avain on julkaistu DNS:ssä oikealla selektorilla.
- DMARC: julkaise tietue, vaikka vain seurantatilassa oleva, jotta palveluntarjoajat näkevät sinun hallitsevan verkkotunnusta.
Syvällisemmät artikkelimme SPF:stä, DKIM:stä ja DMARC:sta käsittelevät yksityiskohdat ja yleiset virheet.
Vaihe 4: tarkista lähettävä IP-osoite ja verkkotunnus
Jos postisi lähtee palvelimen kautta, joka lähettää myös monien muiden asiakkaiden puolesta, toinen asiakas on voinut vahingoittaa IP-osoitteen mainetta. Tarkista, onko lähettävä IP julkisilla estolistoilla, ja varmista, että sillä on vastaava käänteinen DNS-merkintä. Jos verkkotunnuksesi on aivan uusi, odota suodattimilta enemmän varovaisuutta, kunnes se rakentaa historiaa. Aloita pienillä määrillä todellista, toivottua keskustelua.
Vaihe 5: katso sisältöäsi
Sisältö on harvoin ainoa syy, mutta se voi kallistaa rajatapauksen roskapostiin. Käy läpi:
- Aiherivit, jotka huutavat, lupaavat liikoja tai käyttävät liikaa välimerkkejä.
- Viestit, jotka sisältävät vain ison kuvan tai pelkän linkin.
- Linkit, jotka käyttävät lyhentimiä tai ohjautuvat aiheeseen kuulumattomien verkkotunnusten kautta.
- Epätavallisen tyyppiset liitteet, kuten pakatut suoritettavat tiedostot.
- HTML, joka on rikki tai kopioitu tekstinkäsittelyohjelmasta.
Kirjoita kuin ihminen. Lyhyttä selkeää viestiä, joka kertoo, kuka olet ja miksi kirjoitat, on vaikea voittaa.
Vaihe 6: tarkista lista, älä pelkästään viestiä
Uutiskirjeiden ja kampanjoiden suurin syy roskapostiin päätymiselle on lähettäminen ihmisille, jotka eivät odota postia. Käytä suostumukseen perustuvia tilauksia, sisällytä näkyvä peruutuslinkki, poista osoitteet, jotka palautuvat, ja lopeta postittaminen ihmisille, jotka eivät koskaan reagoi. Valitukset jopa pieneltä osalta vastaanottajia voivat vahingoittaa mainettasi palveluntarjoajan silmissä.
Vaihe 7: tarkista, onko tili vaarantunut
Jos postisi alkoi yhtäkkiä mennä roskapostiin ilman muutoksia puoleltasi, etsi merkkejä tilin murtamisesta. Tarkista lähetetyt-kansio viestien varalta, joita et kirjoittanut, katso kirjautumisaktiivisuutta, jos isäntäsi sellaista tarjoaa, ja tarkista postin edelleenohjaussäännöt. Vaihda salasana ja ota käyttöön vahvempi suojaus. Vaarantunut postilaatikko voi lähettää tuhansia roskapostiviestejä tunnissa ja tuhota maineesi.
Vaihe 8: pyydä vastaanottajaa auttamaan
Jos tietty asiakas ei jatkuvasti saa postiasi, pyydä häntä merkitsemään yksi viesteistäsi "ei roskapostiksi" ja lisäämään osoitteesi yhteystietoihinsa. Se opettaa hänen suodattimelleen, että olet oikeutettu lähettäjä. Se ei korvaa oikeita DNS-tietueita, mutta voi ratkaista itsepintaisen yksittäistapauksen.
Nopea diagnostiikkataulukko
| Oire | Todennäköinen syy |
|---|---|
| Roskapostia kaikilla palveluntarjoajilla | Puuttuva tai epäonnistuva SPF, DKIM, DMARC |
| Roskapostia vain yhdellä palveluntarjoajalla | Palveluntarjoajakohtainen maine tai suodatus |
| Palautuksia estolistaviestillä | Lähettävä IP on listattu |
| Äkillinen muutos ilman muokkauksia | Vaarantunut tili tai naapuri jaetulla IP:llä |
| Vain uutiskirjeet kärsivät | Listan laatu, valitukset, sisältö |
| Verkkosivuston lomakeviestit puuttuvat | Lähetys ilman todennusta; katso yhteydenottolomakeartikkelimme |
Mitä ei pidä tehdä ja miten korjaus säilyy
- Älä osta listoja kasvaaksesi nopeasti.
- Älä lähetä samaa viestiä toistuvasti toivoen, että yksi pääsee läpi.
- Älä julkaise useita ristiriitaisia SPF-tietueita kokeillessasi.
Kun postisi päätyy oikein perille, suojele tulosta. Tarkista DNS-tietueesi aina, kun lisäät uuden työkalun, joka lähettää sähköpostia nimissäsi, lue DMARC-raporttisi silloin tällöin ja käytä vahvaa, yksilöllistä salasanaa jokaisella postilaatikolla. Lyhyt säännöllinen tarkistus on paljon halvempi kuin sen havaitseminen viikkoja myöhemmin, etteivät asiakkaat koskaan nähneet viestejäsi.
Luotettava perillemeno Zebra Hostingilla
Useimmat roskapostikansiotapaukset ratkeavat laittamalla todennus ja perushygienia kuntoon, ja se on paljon helpompaa oikein konfiguroidulla isännällä. Zebra Hostingin tiimi voi auttaa tarkistamaan tietueesi, ja tuki on saatavilla 17 kielellä. Tutustu sähköpostihosting-paketteihin tai ota meihin yhteyttä yhteydenottosivun kautta, jos haluat toisen silmäparin otsakkeillesi.
