Miksi yrityksen kannattaa käyttää sähköpostia omalla verkkotunnuksellaan

Moni pieni yritys aloittaa ilmaisella webmail-osoitteella, jossa nimeä seuraa julkisen palveluntarjoajan verkkotunnus. Se on nopeaa, ilmaista ja toimii. Ennemmin tai myöhemmin osoite alkaa kuitenkin tuntua heikolta kohdalta: asiakkaat epäröivät, viestit näyttävät vähemmän viralliselta, eikä tiliä hallitse sinä. Postilaatikko omalla verkkotunnuksellasi, kuten [email protected], ratkaisee suurimman osan tästä.

Se kertoo asiakkaille, keitä olet

Sähköpostiosoite on usein ensimmäinen asia, jonka mahdollinen asiakas sinusta näkee, joskus ennen kuin hän on käynyt verkkosivustollasi. Verkkotunnustasi vastaava osoite kertoo, että viesti todella tulee yrityksestäsi. Se myös toistaa brändisi nimen aina, kun kirjoitat jollekin, mikä ei maksa mitään ja auttaa ihmisiä muistamaan sinut.

Se auttaa luottamuksessa myös toiseen suuntaan. Ihmisiä neuvotaan olemaan varovaisia tuntemattomien ilmaisten osoitteiden viestien kanssa, koska ne ovat yleisiä huijauksissa. Viesti omalta verkkotunnukseltasi oikeilla todennustietueilla on helpompi hyväksyä sekä ihmisille että sähköpostisuodattimille.

Identiteetti on sinun, ei palveluntarjoajan

Ilmaisessa osoitteessa nimiavaruuden omistaa palveluntarjoaja. Jos tili jäädytetään tai haluat vaihtaa palvelua, osoite jää taakse. Omalla verkkotunnuksella voit siirtää postisi toiselle palveluntarjoajalle ja säilyttää täsmälleen samat osoitteet. Asiakkaiden, toimittajien ja painettujen käyntikorttien ei tarvitse koskaan muuttua.

Tämä siirrettävyys on pääsyy ajatella verkkotunnusta yrityksen omaisuutena. Osoite pysyy sinun niin kauan kuin uusit verkkotunnuksen, riippumatta siitä, mikä yhtiö isännöi postilaatikoita tänä vuonna.

Parempi rakenne kasvavalle tiimille

Oman verkkotunnuksen avulla voit luoda osoitteita sekä rooleille että henkilöille. Muutama yleinen esimerkki:

• info@ tai hello@ yleisille tiedusteluille
• sales@ ja support@ asiakasrajapinnan tiimeille
• billing@ tai accounts@ laskuille
• jobs@ hakemuksille

Kun joku lähtee, voit osoittaa roolin osoitteen hänen seuraajalleen sen sijaan, että pyytäisit jokaista yhteyshenkilöä päivittämään osoitekirjansa. Voit myös välittää roolien osoitteet usealle ihmiselle tai muuttaa ne jaetuiksi postilaatikoiksi, jolloin mikään ei riipu siitä, että yksi ihminen on työpöytänsä ääressä.

Hallinta tietoturvaan ja käytäntöihin

Kun ylläpidät sähköpostia omalla verkkotunnuksellasi, päätät, kuka saa tilin, kuinka vahvoja salasanojen on oltava ja vaaditaanko lisäsuojaus kirjautumiseen, jos palveluntarjoajasi sitä tukee. Voit julkaista SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet, jotta vastaanottavat palvelimet voivat tarkistaa, että posti todella tulee sinulta, ja jotta rikollisten on vaikeampi väärentää verkkotunnustasi. Mikään tästä ei ole mahdollista ilmaisessa osoitteessa, jota et hallitse.

Päätät myös tietojen kohtalosta. Jos työntekijä lähtee, voit säilyttää hänen postilaatikkonsa, ohjata sen toisaalle tai arkistoida sen sen sijaan, että menettäisit pääsyn tilin mukana.

Mitä se maksaa ja mitä se vaatii

Tarvitset kolme asiaa: rekisteröidyn verkkotunnuksen, DNS-tietueet, jotka ohjaavat postin oikealle palvelimelle, ja sähköpostipalvelun postilaatikoineen. Verkkotunnus on vuosimaksu. Sähköpostipalvelu on joko niputettu verkkohostingin kanssa tai ostettu erikseen omana sähköpostipakettinaan. Vertaa, mitä kukin sisältää, erityisesti postilaatikon tallennustilaa, osoitteiden määrää ja sitä, tukeeko palveluntarjoaja yllä mainittuja todennustietueita.

Kertaluonteinen vaiva on DNS-määritys. Lisäät MX-tietueet, jotta saapuva posti löytää postilaatikkosi, ja TXT-tietueet todennusta varten. Sen jälkeen päivittäinen käyttö on samanlaista kuin missä tahansa muussa sähköpostitilissä: webmail selaimessa tai sovellus puhelimessa ja tietokoneella.

Yleisiä vastaväitteitä

"Ilmainen osoite riittää"

Henkilökohtaiselle sivuprojektille se voi riittää. Yritykselle, joka ottaa vastaan maksuja, lähettää tarjouksia tai palkkaa ihmisiä, verkkotunnuspostilaatikon pieni vuosikustannus on helppo perustella.

"Se on liian tekninen"

Tekninen osuus on enimmäkseen kertaluonteinen tehtävä. Hyvä palveluntarjoaja antaa tarkat tietueet liitettäväksi, ja tuki voi opastaa, jos jokin ei täsmää.

"Menetän vanhat viestini"

Et, jos siirrät oikein. Posti voidaan kopioida IMAP-työkaluilla kansioineen ennen MX-tietueiden vaihtamista. Sähköpostin siirtoa palveluntarjoajien välillä käsittelevä oppaamme kertoo vaiheiden järjestyksen.

Järkevä tapa aloittaa

1. Rekisteröi verkkotunnus tai varmista hallintasi siihen ja tarkista, että pääset kirjautumaan sen DNS-asetuksiin.
2. Päätä lyhyt, johdonmukainen nimeämiskaava, kuten pelkkä etunimi tai etunimen alkukirjain ja sukunimi.
3. Luo postilaatikot ihmisille ja aliakset tai roolien osoitteet toiminnoille.
4. Lisää palveluntarjoajasi antamat MX-, SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet.
5. Yhdistä puhelimet ja kannettavat, lähetä testiviestejä muutamalle eri palveluntarjoajalle ja päivitä sen jälkeen verkkosivustosi, laskusi ja allekirjoituksesi.

Sähköposti omalla verkkotunnuksella Zebra Hostingilla

Zebra Hosting tarjoaa yrityssähköpostihostingia, joka otetaan käyttöön automaattisesti muutamassa minuutissa maksusta, jota hallitaan Pleskissä ja jonka hinta on sama jokaisella uusimiskerralla. Jos sinulla on jo posti muualla, tiimi voi siirtää sähköpostisi ilmaiseksi, ja tuki on saatavilla 17 kielellä. Aloita tutustumalla yrityssähköpostipaketteihin tai lue ilmaisesta siirtopalvelusta.