Yrityssähköpostin käyttöönotto omalle verkkotunnukselle vaihe vaiheelta
Opas postilaatikoiden nimeämisestä DNS-tietueisiin ja toimituksen testaukseen, jotta uusi yrityssähköpostisi toimii kunnolla heti ensimmäisestä päivästä.
Yrityssähköpostin käyttöönotto ei ole vaikeaa, mutta vaiheiden järjestyksellä on väliä. Jos muutat DNS-tietueita ennen kuin postilaatikot ovat olemassa, saapuvat viestit voivat palautua. Jos ohitat todennustietueet, ensimmäiset lähtevät viestisi voivat päätyä roskapostiin. Tämä opas käy prosessin läpi turvallisessa järjestyksessä verkkotunnukselle, jonka omistat jo.
Ennen kuin aloitat
Kokoa seuraavat, jotta sinun ei tarvitse etsiä niitä kesken kaiken:
- Kirjautumistiedot paikkaan, jossa verkkotunnuksesi DNS:ää hallitaan (rekisteröijä, isäntäsi tai palvelu kuten Cloudflare).
- Lista tarvitsemistasi osoitteista ja siitä, kuka kutakin käyttää.
- Tiedot verkkotunnuksen mahdollisesta olemassa olevasta sähköpostista. Jos postia on jo käytössä, älä muuta MX-tietueita ennen kuin uudet postilaatikkosi ovat valmiina ja vanhat viestit on kopioitu.
Käyttöönoton vaiheet
Vaihe 1: luo postilaatikot
Luo hosting-hallintapaneelissa postilaatikko jokaiselle henkilölle. Pleskissä se tehdään tilauksen Sähköposti-osiosta. Valitse jokaiselle postilaatikolle vahva, yksilöllinen salasana ja aseta tallennustilaraja, joka sopii henkilön käyttöön. Luo roolien osoitteet, kuten info@, joko postilaatikkoina tai aliaksina, jotka toimittavat postin olemassa olevaan postilaatikkoon. Jos et ole varma, kumpaa käyttää, lue artikkelimme edelleenohjauksesta, aliaksista ja postilaatikoista.
Vaihe 2: selvitä, mitä DNS-tietueita tarvitset
Palveluntarjoajasi pitäisi antaa sinulle postipalvelimen isäntänimi MX-tietuetta varten ja SPF-tietueen teksti. DKIM-avaimet luodaan postipalvelimella, ja paneeli näyttää julkaistavan TXT-tietueen. Jos DNS-vyöhykettäsi hallitaan samalla palvelimella kuin hostingiasi, moni näistä tietueista luodaan puolestasi. Jos vyöhykettä hallitaan muualla, lisäät ne käsin.
Vaihe 3: lisää DNS-tietueet
| Tietue | Tarkoitus | Sijainti |
|---|---|---|
| MX | Kertoo lähettäjille, mikä palvelin vastaanottaa postisi | Verkkotunnuksen juuri |
| A tai CNAME postipalvelimelle | Antaa MX-kohteelle IP-osoitteen | Esimerkiksi mail-aliverkkotunnus |
| TXT (SPF) | Listaa palvelimet, jotka saavat lähettää verkkotunnuksesi nimissä | Verkkotunnuksen juuri |
| TXT (DKIM) | Julkaisee allekirjoitusten julkisen avaimen | selector._domainkey |
| TXT (DMARC) | Asettaa käytännön epäonnistuneille tarkistuksille | _dmarc |
Poista vanhat MX-tietueet, jotka osoittavat aiempaan palveluntarjoajaan, ellet tarkoituksella halua varareittiä. Sekalaiset MX-tietueet, jotka lähettävät postia kahteen eri järjestelmään, ovat yleinen syy siihen, että viestit näyttävät katoavan. Riskin pienentämiseksi lyhennä vanhojen tietueiden TTL:ää päivää aiemmin, kuten TTL-artikkelissamme selitetään.
Vaihe 4: yhdistä laitteesi
Käytä näitä asetuksia puhelimessa tai tietokoneen sovelluksessa ja korvaa isäntänimi palveluntarjoajasi antamalla:
- Käyttäjätunnus: koko sähköpostiosoite
- Saapuva: IMAP, portti 993 SSL/TLS:llä
- Lähtevä: SMTP, portti 587 STARTTLS:llä (tai 465 SSL/TLS:llä)
- Tunnistautuminen: vaaditaan lähtevälle postille
IMAP pitää viestit palvelimella, jolloin jokainen laite näkee saman postilaatikon. Eron selittää IMAP vs. POP3 -artikkelimme.
Vaihe 5: testaa ennen kuin ilmoitat
- Lähetä viesti uudesta osoitteestasi henkilökohtaiselle tilille suuressa palvelussa ja katso, mihin se päätyy.
- Vastaa siihen ja varmista, että vastaus saapuu uuteen postilaatikkoosi.
- Katso vastaanotetun viestin otsakkeet. Haluat nähdä SPF:n, DKIM:n ja DMARC:n kaikkien läpäisevän.
- Lähetä myös toiselle palveluntarjoajalle, koska suodatus vaihtelee.
- Testaa puhelimesta mobiilidatalla varmistaaksesi, ettei lähtevä porttisi ole estetty kotiverkossasi.
Jos jokin epäonnistuu, tarkista ensin perusasiat: kirjoitusvirhe MX-kohteessa, puuttuva piste isäntänimen lopusta, kun DNS-editori sitä vaatii, tai aiemman palveluntarjoajan jäänyt tietue.
Vaihe 6: viimeistele siivous
- Päivitä verkkosivustosi yhteystietosivu, laskut, sähköpostin allekirjoitukset ja sosiaalisen median profiilit.
- Aseta edelleenohjaus vanhasta osoitteesta siirtymäajaksi.
- Sovi postilaatikon kokorajasta ja arkistointitavasta, jotta kenenkään tila ei lopu yllättäen.
- Kirjaa ylös, missä DNS-tietueet sijaitsevat ja kuka voi muuttaa niitä.
Jos jokin ei toimi
Etene ulkoa sisäänpäin. Tarkista, että MX-tietue ratkeaa oikeaan isäntänimeen, että isäntänimi ratkeaa IP-osoitteeseen ja että postipalvelin hyväksyy kirjautumisen. Useimmat ensimmäisen päivän ongelmat ovat väärä salasana, väärä portti tai ohjelma, johon on yhä tallennettuna vanha palvelin. Kun kirjaat ylös, mitä muutit ja milloin, tuen on paljon helpompi auttaa sinua.
Vältettäviä yleisiä virheitä
- Kahden SPF-tietueen julkaiseminen yhden yhdistetyn tietueen sijaan.
- MX-tietueen osoittaminen IP-osoitteeseen isäntänimen sijaan. MX-kohteiden on oltava isäntänimiä.
- Sen unohtaminen, ettei CNAME voi olla samalla nimellä MX-tietueen kanssa.
- MX-tietueiden vaihtaminen ennen kuin vanha posti on kopioitu.
Yrityssähköposti Zebra Hostingilla
Zebra Hostingin sähköpostipaketilla postilaatikot otetaan käyttöön automaattisesti muutamassa minuutissa maksusta ja niitä hallitaan Pleskin kautta, joten yllä olevat vaiheet on nopea seurata. Jos tarvitset olemassa olevan postin siirtoa, tiimi hoitaa sen ilmaiseksi. Tutustu sähköpostihosting-paketteihin tai kysy tietopankissa, jos jokin vaihe on epäselvä.
