为什么企业应当使用自己域名的邮箱
Gmail 或 Outlook.com 地址在起步阶段够用，但使用自己域名的邮箱能建立客户信任，并让你真正掌握主动权。下面说说会有哪些变化，以及为什么值得。
许多小企业一开始使用免费的网页邮箱地址，即名字后面跟着公共服务商的域名。它快捷、免费，也能用。但迟早这个地址会开始显得像个薄弱环节：客户犹豫不决，邮件看起来不那么正式，而且账户不在你的掌控之中。使用自己域名的邮箱，比如 [email protected]，就能解决其中大部分问题。
它告诉客户你是谁
电子邮箱地址往往是潜在客户最先看到的你的信息，有时甚至早于他们访问你的网站。与你的域名一致的地址，告诉对方这封邮件确实来自你的公司。每次你给别人写信，它还会重复一次你的品牌名称，这不花一分钱，却有助于人们记住你。
它在另一个方向上也有助于建立信任。人们被教导要提防来自陌生免费地址的邮件，因为这类地址在诈骗中很常见。来自你自己域名、带有正确验证记录的邮件，更容易被人和邮件过滤器接受。
身份归你所有，而不是服务商
使用免费地址时，命名空间属于服务商。如果账户被暂停，或者你想更换服务，这个地址就留在了原地。使用自己的域名，你可以把邮件迁移到另一家服务商，同时保留完全相同的地址。你的客户、供应商和已印刷的名片都无需更改。
这种可迁移性，正是把域名视为企业资产的主要原因。只要你持续续费域名，无论今年由哪家公司托管邮箱，这个地址始终属于你。
为成长中的团队提供更好的结构
使用自己的域名，你不仅可以按个人创建地址，也可以按角色创建。几个常见的例子：
info@或hello@，用于一般咨询sales@和support@，用于面向客户的团队billing@或accounts@，用于发票jobs@，用于求职申请
有人离职时，你可以把角色地址重新分配给接任者，而不必要求每位联系人更新他们的通讯录。你还可以把角色地址转发给多个人，或将其变成共享邮箱，这样就不必依赖某个人是否坐在办公桌前。
对安全和策略的掌控
当你在自己的域名上运行邮件时，你可以决定谁拥有账户、密码必须多强，以及在服务商支持的情况下是否要求额外的登录保护。你可以发布 SPF、DKIM 和 DMARC 记录，让接收服务器能够核实邮件确实来自你，也让犯罪分子更难伪造你的域名。对于你无法掌控的免费地址，这些都做不到。
你还可以决定数据的去向。如果员工离职，你可以保留他们的邮箱、将其转接或归档，而不是随着账户一起失去访问权。
它的成本和需求
你需要三样东西：一个已注册的域名、把邮件指向正确服务器的 DNS 记录，以及带有邮箱的邮件服务。域名按年收费。邮件服务要么与网站主机捆绑，要么作为专门的邮箱套餐单独购买。请比较各自包含的内容，特别是邮箱存储空间、地址数量，以及服务商是否支持上面提到的验证记录。
一次性的工作是 DNS 设置。你需要添加 MX 记录，让收到的邮件找到你的邮箱，并添加用于验证的 TXT 记录。之后的日常使用与任何其他邮箱账户无异：在浏览器中使用网页邮箱，或者在手机和电脑上使用应用。
常见的疑虑
“免费地址已经够用了”
对个人的副业项目来说也许如此。但对于收款、发报价单或招聘员工的企业，域名邮箱每年那一点点费用很容易说得通。
“太技术化了”
技术部分大多是一次性任务。好的服务商会给你需要粘贴的确切记录，如果有对不上的地方，支持团队可以带你一步步操作。
“我会丢失旧邮件”
只要迁移得当就不会。在切换 MX 记录之前，可以用 IMAP 工具把邮件连同文件夹一起复制过去。我们关于在不同服务商之间迁移邮件的指南介绍了步骤顺序。
一个稳妥的起步方式
- 注册域名或确认你对它的控制权，并检查你能否登录其 DNS 设置。
- 确定一种简短且统一的命名规则，比如只用名字，或名字首字母加姓氏。
- 为个人创建邮箱，为职能创建别名或角色地址。
- 添加服务商提供的 MX、SPF、DKIM 和 DMARC 记录。
- 连接手机和笔记本电脑，向几个不同的服务商发送测试邮件，然后更新你的网站、发票和签名。
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