Защо имейлите ви отиват в спама и как да го поправите

Няма нищо по-неприятно от откритието, че оферта, фактура или отговор е стояла три дни в папката за нежелана поща на клиент. Добрата новина е, че имейлите рядко отиват в спама по мистериозни причини. Минете през списъка по-долу от горе надолу, защото най-честите причини са и най-евтините за поправяне.

Минете през списъка

Стъпка 1: потвърдете, че проблемът е реален

Помолете получателя да провери папката си за нежелана поща и да ви каже кой доставчик ползва. После тествайте с няколко акаунта при различни доставчици. Ако пощата отива в спама само при един доставчик, причината вероятно е филтрирането на вашия домейн или IP от този доставчик. Ако отива в спама навсякъде, подозирайте DNS записите или съдържанието.

Стъпка 2: прочетете заглавките на съобщението

В полученото съобщение отворете пълните заглавки (често наричани „show original“ или „view source“). Потърсете ред с резултатите от удостоверяването. Той трябва да казва, че SPF, DKIM и DMARC минават. Ред, показващ fail, softfail или none, сочи причината ви.

Стъпка 3: поправете SPF, DKIM и DMARC

• SPF: уверете се, че на домейна има точно един SPF запис и че той включва всяка услуга, която изпраща от ваше име: пощенския ви хост, инструмента за бюлетини, CRM, услугата за уеб формуляри.
• DKIM: уверете се, че пощенският ви сървър подписва изходящите съобщения и че публичният ключ е публикуван в DNS при правилния селектор.
• DMARC: публикувайте запис, дори само за наблюдение, за да виждат доставчиците, че управлявате домейна.

Нашите подробни статии за SPF, DKIM и DMARC обхващат детайлите и честите грешки.

Стъпка 4: проверете изпращащия IP и домейн

Ако пощата ви излиза през сървър, който изпраща и за много други клиенти, друг клиент може да е навредил на репутацията на IP адреса. Проверете дали изпращащият IP се появява в публични черни списъци и се уверете, че има съответстващ запис за обратен DNS. Ако домейнът ви е съвсем нов, очаквайте повече предпазливост от филтрите, докато изгради история. Започнете с малки обеми реален, желан разговор.

Стъпка 5: погледнете съдържанието

Съдържанието рядко е единствената причина, но може да избута гранично съобщение в спама. Прегледайте:

• Теми, които крещят, обещават прекалено или използват излишна пунктуация.
• Съобщения, съдържащи само голямо изображение или само връзка.
• Връзки, които ползват скъсители на URL или пренасочват през несвързани домейни.
• Прикачени файлове от необичайни типове, като архивирани изпълними файлове.
• HTML, който е счупен или копиран от текстов редактор.

Пишете като човек. Кратко просто съобщение, което ясно казва кой сте и защо пишете, е трудно за надминаване.

Стъпка 6: проверете списъка, не само съобщението

При бюлетините и кампаниите най-голямата причина за попадане в нежелана поща е изпращането до хора, които не очакват писмото. Ползвайте записване с изрично съгласие, включете видима връзка за отписване, премахвайте адресите, които се връщат, и спрете да пишете на хора, които никога не се ангажират. Оплаквания дори от малък дял от получателите могат да навредят на репутацията ви при даден доставчик.

Стъпка 7: проверете за компрометиран акаунт

Ако пощата ви изведнъж е започнала да отива в спама без промяна от ваша страна, потърсете признаци, че акаунт е хакнат. Проверете папката с изпратените за съобщения, които не сте писали, погледнете активността при вход, ако хостингът ви я предоставя, и прегледайте правилата за препращане на поща. Сменете паролата и включете по-силна защита. Компрометирана пощенска кутия може да изпрати хиляди спам съобщения за час и да съсипе репутацията ви.

Стъпка 8: помолете получателя за помощ

Ако конкретен клиент продължава да пропуска пощата ви, помолете го да маркира едно ваше съобщение като „не е спам“ и да добави адреса ви към контактите си. Това учи филтъра му, че сте легитимен изпращач. Не замества правилните DNS записи, но може да поправи упорит единичен случай.

Бърза диагностична таблица

Симптом	Вероятна причина
Спам при всички доставчици	Липсващи или неуспешни SPF, DKIM, DMARC
Спам само при един доставчик	Репутация или филтриране, специфични за доставчика
Връщане със съобщение за черен списък	Изпращащият IP е в списък
Внезапна промяна без редакции	Компрометиран акаунт или съсед на споделен IP
Засегнати са само бюлетините	Качество на списъка, оплаквания, съдържание
Липсващи имейли от уеб формуляри	Изпращане без удостоверяване; вижте нашата статия за формуляра за контакт

Какво да не правите и как да го поддържате поправено

• Не купувайте списъци, за да „растете“ бързо.
• Не изпращайте непрекъснато едно и също съобщение с надеждата, че някое ще мине.
• Не публикувайте няколко противоречащи си SPF записа, докато експериментирате.

Щом пощата ви пристига правилно, пазете този резултат. Преглеждайте DNS записите си винаги, когато добавяте нов инструмент, който изпраща имейл от ваше име, четете отчетите на DMARC от време на време и ползвайте силна, уникална парола за всяка пощенска кутия. Кратката редовна проверка е много по-евтина от откритието седмици по-късно, че клиентите никога не са виждали съобщенията ви.

Надеждно доставяне със Zebra Hosting

Повечето случаи с папката за спам се решават с правилно удостоверяване и основна хигиена, а това е много по-лесно на правилно конфигуриран хостинг. Екипът на Zebra Hosting може да помогне да проверите записите си, а поддръжката е налична на 17 езика. Вижте имейл хостинг плановете или се свържете с нас през страницата за контакт, ако искате втори чифт очи върху заглавките ви.