Warum Ihre E-Mails im Spam landen und wie Sie das beheben

Nichts ist frustrierender, als zu entdecken, dass ein Angebot, eine Rechnung oder eine Antwort drei Tage im Spam-Ordner eines Kunden lag. Die gute Nachricht: E-Mails landen selten aus rätselhaften Gründen im Spam. Arbeiten Sie die folgende Checkliste von oben nach unten ab, denn die häufigsten Ursachen lassen sich auch am günstigsten beheben.

Arbeiten Sie die Checkliste ab

Schritt 1: Bestätigen, dass das Problem real ist

Bitten Sie den Empfänger, seinen Spam-Ordner zu prüfen, und fragen Sie, welchen Anbieter er nutzt. Testen Sie dann mit einigen Konten bei verschiedenen Anbietern. Landen Mails nur bei einem Anbieter im Spam, liegt die Ursache wahrscheinlich in der Filterung Ihrer Domain oder IP durch diesen Anbieter. Landen sie überall im Spam, vermuten Sie Ihre DNS-Einträge oder den Inhalt.

Schritt 2: Die Nachrichten-Header lesen

Öffnen Sie in der empfangenen Nachricht die vollständigen Header (oft „Original anzeigen“ oder „Quelltext anzeigen“ genannt). Suchen Sie die Zeile mit den Authentifizierungsergebnissen. Dort sollte stehen, dass SPF, DKIM und DMARC bestanden sind. Eine Zeile mit fail, softfail oder none weist auf Ihre Ursache hin.

Schritt 3: SPF, DKIM und DMARC korrigieren

• SPF: Stellen Sie sicher, dass genau ein SPF-Eintrag auf der Domain existiert und dass er jeden Dienst enthält, der in Ihrem Namen sendet: Ihren Mail-Host, ein Newsletter-Tool, ein CRM, einen Dienst für Website-Formulare.
• DKIM: Stellen Sie sicher, dass Ihr Mailserver ausgehende Nachrichten signiert und dass der öffentliche Schlüssel im DNS beim richtigen Selector veröffentlicht ist.
• DMARC: Veröffentlichen Sie einen Eintrag, auch einen reinen Überwachungseintrag, damit Anbieter sehen, dass Sie die Domain verwalten.

Unsere ausführlichen Artikel zu SPF, DKIM und DMARC behandeln die Details und die häufigen Fehler.

Schritt 4: Sende-IP und Domain prüfen

Wenn Ihre Mails über einen Server gehen, der auch für viele andere Kunden sendet, hat womöglich ein anderer Kunde den Ruf der IP beschädigt. Prüfen Sie, ob die Sende-IP auf öffentlichen Sperrlisten steht, und stellen Sie sicher, dass sie einen passenden Reverse-DNS-Eintrag hat. Ist Ihre Domain brandneu, rechnen Sie mit mehr Vorsicht der Filter, bis sie eine Historie aufgebaut hat. Beginnen Sie mit geringen Mengen echter, erwünschter Kommunikation.

Schritt 5: Den Inhalt ansehen

Der Inhalt ist selten die alleinige Ursache, kann aber eine grenzwertige Nachricht in den Spam kippen lassen. Prüfen Sie:

• Betreffzeilen, die schreien, zu viel versprechen oder übermäßig viele Satzzeichen nutzen.
• Nachrichten, die nur ein großes Bild oder nur einen Link enthalten.
• Links, die URL-Kürzer verwenden oder über fremde Domains weiterleiten.
• Anhänge ungewöhnlicher Typen, etwa gezippte ausführbare Dateien.
• Fehlerhaftes HTML oder aus einem Textverarbeitungsprogramm kopiertes HTML.

Schreiben Sie wie ein Mensch. Eine kurze, schlichte Nachricht, die klar sagt, wer Sie sind und warum Sie schreiben, ist schwer zu schlagen.

Schritt 6: Die Liste prüfen, nicht nur die Nachricht

Bei Newslettern und Kampagnen ist die größte Ursache für Spam-Platzierung der Versand an Menschen, die die Mail nicht erwarten. Nutzen Sie Opt-in-Anmeldungen, fügen Sie einen sichtbaren Abmeldelink ein, entfernen Sie Adressen, die zurückweisen, und schreiben Sie keine Menschen mehr an, die nie reagieren. Beschwerden schon eines kleinen Anteils der Empfänger können Ihrem Ruf bei einem Anbieter schaden.

Schritt 7: Auf ein kompromittiertes Konto prüfen

Wenn Ihre Mails plötzlich im Spam landen, ohne dass Sie etwas geändert haben, suchen Sie nach Anzeichen, dass ein Konto gehackt wurde. Prüfen Sie den Ordner „Gesendet“ auf Nachrichten, die Sie nicht geschrieben haben, sehen Sie sich die Anmeldeaktivität an, falls Ihr Hoster sie bereitstellt, und kontrollieren Sie Weiterleitungsregeln. Ändern Sie das Passwort und aktivieren Sie stärkere Sicherheit. Ein kompromittiertes Postfach kann binnen einer Stunde tausende Spam-Nachrichten versenden und Ihren Ruf ruinieren.

Schritt 8: Den Empfänger um Hilfe bitten

Wenn ein bestimmter Kunde Ihre Mails immer wieder verpasst, bitten Sie ihn, eine Ihrer Nachrichten als „kein Spam“ zu markieren und Ihre Adresse zu seinen Kontakten hinzuzufügen. Das lehrt seinen Filter, dass Sie ein legitimer Absender sind. Es ersetzt keine korrekten DNS-Einträge, kann aber einen hartnäckigen Einzelfall lösen.

Eine kurze Diagnosetabelle

Symptom	Wahrscheinliche Ursache
Spam bei jedem Anbieter	Fehlendes oder fehlschlagendes SPF, DKIM, DMARC
Spam nur bei einem Anbieter	Anbieterspezifischer Ruf oder Filterung
Zurückweisungen mit Sperrlisten-Meldung	Sende-IP gelistet
Plötzliche Änderung ohne Eingriffe	Kompromittiertes Konto oder Nachbar auf geteilter IP
Nur Newsletter betroffen	Listenqualität, Beschwerden, Inhalt
E-Mails aus Website-Formularen fehlen	Versand ohne Authentifizierung; siehe unseren Artikel zum Kontaktformular

Was Sie nicht tun sollten und wie Sie das Ergebnis erhalten

• Kaufen Sie keine Adresslisten, um schnell zu „wachsen“.
• Senden Sie dieselbe Nachricht nicht wiederholt in der Hoffnung, dass eine durchkommt.
• Veröffentlichen Sie beim Experimentieren nicht mehrere widersprüchliche SPF-Einträge.

Sobald Ihre Mails korrekt ankommen, schützen Sie dieses Ergebnis. Prüfen Sie Ihre DNS-Einträge, wann immer Sie ein neues Tool hinzufügen, das in Ihrem Namen E-Mails versendet, lesen Sie ab und zu Ihre DMARC-Berichte und verwenden Sie für jedes Postfach ein starkes, eindeutiges Passwort. Eine kurze regelmäßige Kontrolle ist weit günstiger, als Wochen später zu entdecken, dass Kunden Ihre Nachrichten nie gesehen haben.

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