Πώς να στήσετε επαγγελματικό email στο domain σας, βήμα προς βήμα
Πρακτικός οδηγός από την επιλογή ονομάτων γραμματοκιβωτίων ως τις εγγραφές DNS και τη δοκιμή παράδοσης, ώστε το νέο email να δουλεύει σωστά από την πρώτη μέρα.
Το στήσιμο επαγγελματικού email δεν είναι δύσκολο, αλλά η σειρά των βημάτων έχει σημασία. Αν αλλάξετε τις εγγραφές DNS πριν υπάρξουν τα γραμματοκιβώτια, τα εισερχόμενα μηνύματα μπορεί να επιστρέφουν. Αν παραλείψετε τις εγγραφές πιστοποίησης, τα πρώτα εξερχόμενα μηνύματά σας μπορεί να καταλήξουν στο spam. Ο οδηγός αυτός περνά τη διαδικασία με ασφαλή σειρά για ένα domain που ήδη κατέχετε.
Πριν ξεκινήσετε
Συγκεντρώστε τα παρακάτω ώστε να μη χρειαστεί να τα ψάχνετε στη μέση της διαδικασίας:
- Τα στοιχεία σύνδεσης για το σημείο όπου διαχειρίζεται το DNS του domain σας (ο registrar, ο host σας ή μια υπηρεσία όπως η Cloudflare).
- Μια λίστα με τις διευθύνσεις που χρειάζεστε και ποιος θα χρησιμοποιεί την καθεμία.
- Λεπτομέρειες για τυχόν υπάρχον email στο domain. Αν χρησιμοποιείται ήδη email, μην αλλάξετε τις εγγραφές MX μέχρι να είναι έτοιμα τα νέα γραμματοκιβώτια και να έχουν αντιγραφεί τα παλιά μηνύματα.
Τα βήματα εγκατάστασης
Βήμα 1: δημιουργήστε τα γραμματοκιβώτια
Στο control panel του hosting δημιουργήστε ένα γραμματοκιβώτιο για κάθε άτομο. Στο Plesk γίνεται από την ενότητα Mail του subscription. Για κάθε γραμματοκιβώτιο επιλέξτε ισχυρό, μοναδικό κωδικό και ορίστε όριο χώρου που ταιριάζει στη χρήση του ατόμου. Δημιουργήστε διευθύνσεις ρόλου όπως το info@ είτε ως γραμματοκιβώτια είτε ως aliases που παραδίδουν σε υπάρχον γραμματοκιβώτιο. Αν δεν είστε σίγουροι ποιο να χρησιμοποιήσετε, διαβάστε το άρθρο μας για την προώθηση έναντι των aliases και των γραμματοκιβωτίων.
Βήμα 2: μάθετε ποιες εγγραφές DNS χρειάζεστε
Ο πάροχός σας πρέπει να σας δώσει το hostname του διακομιστή email για την εγγραφή MX και το κείμενο της εγγραφής SPF. Τα κλειδιά DKIM παράγονται στον διακομιστή email και το panel σας δείχνει την εγγραφή TXT που πρέπει να δημοσιεύσετε. Αν η ζώνη DNS διαχειρίζεται στον ίδιο διακομιστή με το hosting, πολλές από αυτές τις εγγραφές δημιουργούνται για εσάς. Αν η ζώνη διαχειρίζεται αλλού, τις προσθέτετε με το χέρι.
Βήμα 3: προσθέστε τις εγγραφές DNS
| Εγγραφή | Σκοπός | Πού |
|---|---|---|
| MX | Λέει στους αποστολείς ποιος διακομιστής παραλαμβάνει το email σας | Ρίζα του domain |
| A ή CNAME για τον mail host | Δίνει διεύθυνση IP στον στόχο του MX | Για παράδειγμα, το subdomain mail |
| TXT (SPF) | Απαριθμεί τους διακομιστές που επιτρέπεται να στέλνουν για το domain σας | Ρίζα του domain |
| TXT (DKIM) | Δημοσιεύει το δημόσιο κλειδί για τις υπογραφές | selector._domainkey |
| TXT (DMARC) | Ορίζει την πολιτική για τους αποτυχημένους ελέγχους | _dmarc |
Αφαιρέστε τις παλιές εγγραφές MX που δείχνουν σε προηγούμενο πάροχο, εκτός αν θέλετε σκόπιμα εφεδρική διαδρομή. Οι μικτές εγγραφές MX που στέλνουν email σε δύο διαφορετικά συστήματα είναι συνηθισμένος λόγος για τον οποίο τα μηνύματα φαίνονται να εξαφανίζονται. Για να μειώσετε τον κίνδυνο, μειώστε το TTL των παλιών εγγραφών μία μέρα πριν, όπως εξηγείται στο άρθρο μας για το TTL.
Βήμα 4: συνδέστε τις συσκευές σας
Χρησιμοποιήστε αυτές τις ρυθμίσεις στο κινητό ή στον desktop client σας, αντικαθιστώντας το hostname με αυτό που σας δίνει ο πάροχος:
- Όνομα χρήστη: ολόκληρη η διεύθυνση email
- Εισερχόμενα: IMAP, θύρα 993 με SSL/TLS
- Εξερχόμενα: SMTP, θύρα 587 με STARTTLS (ή 465 με SSL/TLS)
- Πιστοποίηση: απαιτείται για τα εξερχόμενα
Η χρήση IMAP κρατά τα μηνύματα στον διακομιστή ώστε κάθε συσκευή να βλέπει το ίδιο γραμματοκιβώτιο. Δείτε το άρθρο μας για το IMAP έναντι του POP3 για τη διαφορά.
Βήμα 5: δοκιμάστε πριν ανακοινώσετε
- Στείλτε ένα μήνυμα από τη νέα διεύθυνση σε προσωπικό λογαριασμό σε μεγάλο πάροχο και δείτε πού καταλήγει.
- Απαντήστε σε αυτό και επιβεβαιώστε ότι η απάντηση φτάνει στο νέο γραμματοκιβώτιό σας.
- Κοιτάξτε τις κεφαλίδες του μηνύματος που λάβατε. Θέλετε να δείτε τα SPF, DKIM και DMARC να περνούν και τα τρία.
- Στείλτε και σε δεύτερο πάροχο, καθώς το φιλτράρισμα διαφέρει.
- Δοκιμάστε από το κινητό σας με δεδομένα κινητής, για να επιβεβαιώσετε ότι η εξερχόμενη θύρα δεν μπλοκάρεται στο οικιακό σας δίκτυο.
Αν κάτι αποτύχει, ελέγξτε πρώτα τα βασικά: ένα τυπογραφικό στον στόχο του MX, μια τελεία που λείπει στο τέλος του hostname όταν την απαιτεί ο επεξεργαστής DNS ή μια εγγραφή που έμεινε από προηγούμενο πάροχο.
Βήμα 6: ολοκληρώστε τις λεπτομέρειες
- Ενημερώστε τη σελίδα επικοινωνίας του site, τα τιμολόγια, τις υπογραφές email και τα προφίλ στα social.
- Ορίστε προώθηση από την παλιά διεύθυνση για μεταβατική περίοδο.
- Συμφωνήστε σε όριο μεγέθους γραμματοκιβωτίου και συνήθεια αρχειοθέτησης, ώστε κανείς να μην μείνει απροσδόκητα από χώρο.
- Σημειώστε πού βρίσκονται οι εγγραφές DNS και ποιος μπορεί να τις αλλάξει.
Αν κάτι δεν δουλεύει
Δουλέψτε από έξω προς τα μέσα. Ελέγξτε ότι η εγγραφή MX επιλύεται στο σωστό hostname, ότι το hostname επιλύεται σε διεύθυνση IP και ότι ο διακομιστής email δέχεται τη σύνδεση. Τα περισσότερα προβλήματα της πρώτης μέρας είναι λάθος κωδικός, λάθος θύρα ή client που έχει ακόμη αποθηκευμένο τον παλιό διακομιστή. Η καταγραφή του τι αλλάξατε και πότε διευκολύνει πολύ την υποστήριξη να σας βοηθήσει.
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε
- Δημοσίευση δύο εγγραφών SPF αντί για μία συνδυασμένη.
- Κατεύθυνση εγγραφής MX σε διεύθυνση IP αντί για hostname. Οι στόχοι MX πρέπει να είναι hostnames.
- Παράβλεψη ότι ένα CNAME δεν μπορεί να συνυπάρχει με εγγραφή MX στο ίδιο όνομα.
- Αλλαγή των εγγραφών MX πριν αντιγραφεί το παλιό email.
Business email με τη Zebra Hosting
Με ένα πακέτο email της Zebra Hosting, τα γραμματοκιβώτια στήνονται αυτόματα μέσα σε λίγα λεπτά από την πληρωμή και διαχειρίζονται μέσω Plesk, οπότε τα παραπάνω βήματα ακολουθούνται γρήγορα. Αν χρειάζεται να μεταφέρετε υπάρχον email, η ομάδα αναλαμβάνει δωρεάν τη μεταφορά. Δείτε τα πακέτα email hosting ή ρωτήστε στη γνωσιακή βάση αν κάποιο βήμα δεν είναι σαφές.
