Γιατί τα email σας καταλήγουν στο spam και πώς να το διορθώσετε
Αν τα επαγγελματικά σας email πάνε στα ανεπιθύμητα, υπάρχει σχεδόν πάντα λόγος που διορθώνεται. Λίστα ελέγχου από τις εγγραφές DNS ως το περιεχόμενο.
Τίποτα δεν είναι πιο εκνευριστικό από το να ανακαλύπτετε ότι μια προσφορά, ένα τιμολόγιο ή μια απάντηση έμεινε τρεις μέρες στον φάκελο ανεπιθύμητων ενός πελάτη. Τα καλά νέα είναι ότι τα email σπάνια καταλήγουν στο spam για μυστηριώδεις λόγους. Διατρέξτε τη λίστα από πάνω προς τα κάτω, γιατί τα πιο συνηθισμένα αίτια είναι και τα φθηνότερα στη διόρθωση.
Διατρέξτε τη λίστα ελέγχου
Βήμα 1: επιβεβαιώστε ότι το πρόβλημα είναι πραγματικό
Ζητήστε από τον παραλήπτη να ελέγξει τον φάκελο ανεπιθύμητων και να σας πει ποιον πάροχο χρησιμοποιεί. Μετά δοκιμάστε με μερικούς λογαριασμούς σε διαφορετικούς παρόχους. Αν το email πηγαίνει στο spam μόνο σε έναν πάροχο, η αιτία είναι πιθανότατα το φιλτράρισμα του παρόχου για το domain ή την IP σας. Αν πηγαίνει στο spam παντού, υποψιαστείτε τις εγγραφές DNS ή το περιεχόμενο.
Βήμα 2: διαβάστε τις κεφαλίδες του μηνύματος
Στο μήνυμα που λάβατε, ανοίξτε τις πλήρεις κεφαλίδες (συχνά ονομάζονται «show original» ή «view source»). Αναζητήστε τη γραμμή με τα αποτελέσματα πιστοποίησης. Πρέπει να δείχνει ότι τα SPF, DKIM και DMARC περνούν. Μια γραμμή που δείχνει fail, softfail ή none υποδεικνύει την αιτία σας.
Βήμα 3: διορθώστε τα SPF, DKIM και DMARC
- SPF: βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ακριβώς μία εγγραφή SPF στο domain και ότι περιλαμβάνει κάθε υπηρεσία που στέλνει εκ μέρους σας: τον mail host, ένα εργαλείο newsletter, ένα CRM, μια υπηρεσία φορμών του site.
- DKIM: βεβαιωθείτε ότι ο διακομιστής email υπογράφει τα εξερχόμενα μηνύματα και ότι το δημόσιο κλειδί δημοσιεύεται στο DNS στον σωστό selector.
- DMARC: δημοσιεύστε μια εγγραφή, ακόμη και μόνο για παρακολούθηση, ώστε οι πάροχοι να βλέπουν ότι διαχειρίζεστε το domain.
Τα αναλυτικά άρθρα μας για τα SPF, DKIM και DMARC καλύπτουν τις λεπτομέρειες και τα συνηθισμένα λάθη.
Βήμα 4: ελέγξτε την IP αποστολής και το domain
Αν το email σας φεύγει από διακομιστή που στέλνει και για πολλούς άλλους πελάτες, ένας άλλος πελάτης μπορεί να έχει βλάψει τη φήμη της IP. Ελέγξτε αν η IP αποστολής εμφανίζεται σε δημόσιες λίστες αποκλεισμού και βεβαιωθείτε ότι έχει αντίστοιχη εγγραφή reverse DNS. Αν το domain σας είναι ολοκαίνουργιο, περιμένετε μεγαλύτερη επιφυλακτικότητα από τα φίλτρα μέχρι να χτίσει ιστορικό. Ξεκινήστε με μικρούς όγκους πραγματικής, επιθυμητής αλληλογραφίας.
Βήμα 5: κοιτάξτε το περιεχόμενό σας
Το περιεχόμενο σπάνια είναι η μοναδική αιτία, αλλά μπορεί να γείρει ένα οριακό μήνυμα προς το spam. Εξετάστε:
- Θέματα που φωνάζουν, υπερβάλλουν ή χρησιμοποιούν υπερβολική στίξη.
- Μηνύματα που περιέχουν μόνο μια μεγάλη εικόνα ή μόνο έναν σύνδεσμο.
- Συνδέσμους που χρησιμοποιούν συντομευτές URL ή ανακατευθύνουν μέσω άσχετων domains.
- Συνημμένα ασυνήθιστων τύπων, όπως συμπιεσμένα εκτελέσιμα.
- HTML που είναι σπασμένο ή αντιγραμμένο από επεξεργαστή κειμένου.
Γράψτε σαν άνθρωπος. Ένα σύντομο απλό μήνυμα που λέει καθαρά ποιοι είστε και γιατί γράφετε είναι δύσκολο να ξεπεραστεί.
Βήμα 6: ελέγξτε τη λίστα, όχι μόνο το μήνυμα
Για newsletters και καμπάνιες, το μεγαλύτερο αίτιο τοποθέτησης στα ανεπιθύμητα είναι η αποστολή σε ανθρώπους που δεν περιμένουν το email. Χρησιμοποιήστε εγγραφές με opt-in, συμπεριλάβετε ορατό σύνδεσμο διαγραφής, αφαιρέστε διευθύνσεις που επιστρέφουν και σταματήστε να στέλνετε σε όσους δεν αλληλεπιδρούν ποτέ. Τα παράπονα ακόμη και από μικρό ποσοστό παραληπτών μπορούν να βλάψουν τη φήμη σας στον πάροχο.
Βήμα 7: ελέγξτε για παραβιασμένο λογαριασμό
Αν το email σας άρχισε ξαφνικά να πηγαίνει στο spam χωρίς καμία αλλαγή από τη μεριά σας, αναζητήστε σημάδια ότι κάποιος λογαριασμός παραβιάστηκε. Ελέγξτε τον φάκελο απεσταλμένων για μηνύματα που δεν γράψατε, δείτε τη δραστηριότητα συνδέσεων αν την παρέχει ο host σας και εξετάστε τους κανόνες προώθησης. Αλλάξτε τον κωδικό και ενεργοποιήστε ισχυρότερη ασφάλεια. Ένα παραβιασμένο γραμματοκιβώτιο μπορεί να στείλει χιλιάδες μηνύματα spam σε μία ώρα και να καταστρέψει τη φήμη σας.
Βήμα 8: ζητήστε βοήθεια από τον παραλήπτη
Αν ένας συγκεκριμένος πελάτης χάνει συνεχώς τα μηνύματά σας, ζητήστε του να σημάνει ένα από αυτά ως «όχι spam» και να προσθέσει τη διεύθυνσή σας στις επαφές του. Αυτό διδάσκει στο φίλτρο του ότι είστε νόμιμος αποστολέας. Δεν αντικαθιστά τις σωστές εγγραφές DNS, αλλά μπορεί να λύσει μια επίμονη μεμονωμένη περίπτωση.
Ένας γρήγορος διαγνωστικός πίνακας
| Σύμπτωμα | Πιθανή αιτία |
|---|---|
| Spam σε κάθε πάροχο | Εγγραφές SPF, DKIM, DMARC που λείπουν ή αποτυγχάνουν |
| Spam μόνο σε έναν πάροχο | Φήμη ή φιλτράρισμα ειδικό του παρόχου |
| Επιστροφές με μήνυμα λίστας αποκλεισμού | Η IP αποστολής βρίσκεται σε λίστα |
| Ξαφνική αλλαγή χωρίς επεξεργασίες | Παραβιασμένος λογαριασμός ή γείτονας σε κοινόχρηστη IP |
| Επηρεάζονται μόνο τα newsletters | Ποιότητα λίστας, παράπονα, περιεχόμενο |
| Λείπουν τα email από φόρμες του site | Αποστολή χωρίς πιστοποίηση· δείτε το άρθρο μας για τη φόρμα επικοινωνίας |
Τι δεν πρέπει να κάνετε και πώς να κρατήσετε τη διόρθωση
- Μην αγοράζετε λίστες για να «μεγαλώσετε» γρήγορα.
- Μην στέλνετε επανειλημμένα το ίδιο μήνυμα ελπίζοντας ότι κάποιο θα περάσει.
- Μην δημοσιεύετε πολλές αντικρουόμενες εγγραφές SPF ενώ πειραματίζεστε.
Όταν το email σας φτάνει σωστά, προστατέψτε το αποτέλεσμα. Επανεξετάζετε τις εγγραφές DNS κάθε φορά που προσθέτετε νέο εργαλείο που στέλνει email εκ μέρους σας, διαβάζετε πότε πότε τις αναφορές DMARC και χρησιμοποιείτε ισχυρό, μοναδικό κωδικό σε κάθε γραμματοκιβώτιο. Ένας σύντομος τακτικός έλεγχος κοστίζει πολύ λιγότερο από το να ανακαλύψετε εβδομάδες αργότερα ότι οι πελάτες δεν είδαν ποτέ τα μηνύματά σας.
Αξιόπιστη παράδοση με τη Zebra Hosting
Οι περισσότερες περιπτώσεις φακέλου spam λύνονται με σωστή πιστοποίηση και βασική υγιεινή, και αυτό είναι πολύ ευκολότερο σε σωστά ρυθμισμένο host. Η ομάδα της Zebra Hosting μπορεί να βοηθήσει στον έλεγχο των εγγραφών σας και η υποστήριξη είναι διαθέσιμη σε 17 γλώσσες. Δείτε τα πακέτα email hosting ή επικοινωνήστε μέσω της σελίδας επικοινωνίας αν θέλετε ένα δεύτερο μάτι στις κεφαλίδες σας.
