Γιατί η επιχείρησή σας πρέπει να χρησιμοποιεί email στο δικό της domain
Μια διεύθυνση Gmail ή Outlook.com αρκεί για αρχή, όμως ένα γραμματοκιβώτιο στο δικό σας domain χτίζει εμπιστοσύνη και έλεγχο. Τι αλλάζει και γιατί μετράει.
Πολλές μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν με μια δωρεάν διεύθυνση webmail, ένα όνομα ακολουθούμενο από το domain ενός δημόσιου παρόχου. Είναι γρήγορο, δεν κοστίζει τίποτα και λειτουργεί. Αργά ή γρήγορα όμως η διεύθυνση αρχίζει να μοιάζει αδύναμο σημείο: οι πελάτες διστάζουν, τα μηνύματα φαίνονται λιγότερο επίσημα και δεν ελέγχετε τον λογαριασμό. Ένα γραμματοκιβώτιο στο δικό σας domain, όπως το [email protected], λύνει τα περισσότερα από αυτά.
Λέει στους πελάτες ποιοι είστε
Η διεύθυνση email είναι συχνά το πρώτο πράγμα που βλέπει ένας υποψήφιος πελάτης από εσάς, κάποιες φορές πριν επισκεφτεί το site σας. Μια διεύθυνση που ταιριάζει με το domain σας του δείχνει ότι το μήνυμα προέρχεται πράγματι από την εταιρεία σας. Επαναλαμβάνει επίσης το όνομα της επωνυμίας σας κάθε φορά που γράφετε σε κάποιον, κάτι που δεν κοστίζει τίποτα και βοηθά τους ανθρώπους να σας θυμούνται.
Βοηθά στην εμπιστοσύνη και προς την άλλη κατεύθυνση. Οι άνθρωποι μαθαίνουν να προσέχουν τα μηνύματα από άγνωστες δωρεάν διευθύνσεις, επειδή είναι συχνές σε απάτες. Ένα μήνυμα από το δικό σας domain, με σωστές εγγραφές πιστοποίησης, γίνεται ευκολότερα αποδεκτό τόσο από ανθρώπους όσο και από φίλτρα email.
Η ταυτότητα ανήκει σε εσάς, όχι στον πάροχο
Με δωρεάν διεύθυνση, ο πάροχος κατέχει τον χώρο ονομάτων. Αν ο λογαριασμός ανασταλεί ή θελήσετε να αλλάξετε υπηρεσία, η διεύθυνση μένει πίσω. Με το δικό σας domain, μπορείτε να μεταφέρετε το email σε άλλον πάροχο και να κρατήσετε ακριβώς τις ίδιες διευθύνσεις. Οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι τυπωμένες επαγγελματικές κάρτες σας δεν χρειάζεται να αλλάξουν ποτέ.
Αυτή η φορητότητα είναι ο βασικός λόγος να βλέπετε το domain σας ως περιουσιακό στοιχείο της επιχείρησης. Η διεύθυνση μένει δική σας για όσο ανανεώνετε το domain, όποια εταιρεία κι αν φιλοξενεί τα γραμματοκιβώτια φέτος.
Καλύτερη δομή για μια ομάδα που μεγαλώνει
Το δικό σας domain σας επιτρέπει να δημιουργείτε διευθύνσεις ανά ρόλο και όχι μόνο ανά άτομο. Μερικά συνηθισμένα παραδείγματα:
info@ήhello@για γενικές ερωτήσειςsales@καιsupport@για ομάδες που έρχονται σε επαφή με πελάτεςbilling@ήaccounts@για τιμολόγιαjobs@για αιτήσεις εργασίας
Όταν κάποιος φεύγει, μπορείτε να αναθέσετε τη διεύθυνση ρόλου στον αντικαταστάτη του αντί να ζητάτε από κάθε επαφή να ενημερώσει το βιβλίο διευθύνσεών της. Μπορείτε επίσης να προωθείτε τις διευθύνσεις ρόλου σε πολλά άτομα ή να τις κάνετε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, ώστε τίποτα να μην εξαρτάται από το αν κάποιος βρίσκεται στο γραφείο του.
Έλεγχος ασφάλειας και πολιτικής
Όταν τρέχετε email στο δικό σας domain αποφασίζετε ποιος παίρνει λογαριασμό, πόσο ισχυροί πρέπει να είναι οι κωδικοί και αν θα απαιτείται επιπλέον προστασία σύνδεσης όπου την υποστηρίζει ο πάροχός σας. Μπορείτε να δημοσιεύσετε εγγραφές SPF, DKIM και DMARC ώστε οι διακομιστές παραλαβής να ελέγχουν ότι το μήνυμα προέρχεται πράγματι από εσάς και ώστε οι εγκληματίες να δυσκολεύονται να πλαστογραφήσουν το domain σας. Τίποτα από αυτά δεν είναι εφικτό για μια δωρεάν διεύθυνση που δεν ελέγχετε.
Αποφασίζετε επίσης τι θα γίνεται με τα δεδομένα. Αν ένας εργαζόμενος φύγει, μπορείτε να κρατήσετε το γραμματοκιβώτιό του, να το ανακατευθύνετε ή να το αρχειοθετήσετε, αντί να χάσετε την πρόσβαση μαζί με τον λογαριασμό.
Τι κοστίζει και τι χρειάζεται
Χρειάζεστε τρία πράγματα: ένα εγγεγραμμένο domain, εγγραφές DNS που κατευθύνουν το email στον σωστό διακομιστή και μια υπηρεσία email με γραμματοκιβώτια. Το domain είναι ετήσια χρέωση. Η υπηρεσία email περιλαμβάνεται είτε στο web hosting σας είτε αγοράζεται ξεχωριστά ως αποκλειστικό πακέτο email. Συγκρίνετε τι περιλαμβάνει το καθένα, ιδίως τον χώρο των γραμματοκιβωτίων, τον αριθμό των διευθύνσεων και αν ο πάροχος υποστηρίζει τις εγγραφές πιστοποίησης που αναφέρθηκαν παραπάνω.
Η εφάπαξ προσπάθεια είναι η ρύθμιση του DNS. Προσθέτετε εγγραφές MX ώστε το εισερχόμενο email να βρίσκει τα γραμματοκιβώτιά σας και εγγραφές TXT για την πιστοποίηση. Μετά, η καθημερινή χρήση είναι ίδια με οποιονδήποτε άλλο λογαριασμό email: webmail σε browser ή εφαρμογή στο κινητό και στον υπολογιστή.
Συνηθισμένες αντιρρήσεις
«Μια δωρεάν διεύθυνση είναι αρκετή»
Για ένα προσωπικό παράπλευρο έργο ίσως. Για μια επιχείρηση που δέχεται πληρωμές, στέλνει προσφορές ή προσλαμβάνει προσωπικό, το μικρό ετήσιο κόστος ενός γραμματοκιβωτίου σε domain δικαιολογείται εύκολα.
«Είναι πολύ τεχνικό»
Το τεχνικό μέρος είναι κυρίως εφάπαξ εργασία. Ένας καλός πάροχος σας δίνει τις ακριβείς εγγραφές για επικόλληση και η υποστήριξη μπορεί να σας καθοδηγήσει αν κάτι δεν ταιριάζει.
«Θα χάσω τα παλιά μου μηνύματα»
Όχι αν κάνετε σωστά τη μεταφορά. Το email μπορεί να αντιγραφεί με εργαλεία IMAP, μαζί με τους φακέλους, πριν αλλάξετε τις εγγραφές MX. Ο οδηγός μας για τη μεταφορά email ανάμεσα σε παρόχους καλύπτει τη σειρά των βημάτων.
Ένας λογικός τρόπος να ξεκινήσετε
- Καταχωρίστε ή επιβεβαιώστε τον έλεγχο του domain σας και βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να συνδεθείτε στις ρυθμίσεις DNS του.
- Αποφασίστε ένα σύντομο, συνεπές μοτίβο ονομάτων, όπως μόνο το μικρό όνομα ή το αρχικό του ονόματος συν το επώνυμο.
- Δημιουργήστε γραμματοκιβώτια για τα άτομα και aliases ή διευθύνσεις ρόλου για τις λειτουργίες.
- Προσθέστε τις εγγραφές MX, SPF, DKIM και DMARC που παρέχει ο πάροχός σας.
- Συνδέστε κινητά και laptops, στείλτε δοκιμαστικά μηνύματα σε μερικούς διαφορετικούς παρόχους και μετά ενημερώστε το site, τα τιμολόγια και τις υπογραφές σας.
Email στο domain σας με τη Zebra Hosting
Η Zebra Hosting προσφέρει business email hosting που στήνεται αυτόματα μέσα σε λίγα λεπτά από την πληρωμή, διαχειρίζεται μέσω Plesk και έχει την ίδια τιμή σε κάθε ανανέωση. Αν έχετε ήδη email αλλού, η ομάδα μπορεί να μεταφέρει δωρεάν το email σας και η υποστήριξη είναι διαθέσιμη σε 17 γλώσσες. Δείτε τα πακέτα business email για να ξεκινήσετε ή διαβάστε για τη δωρεάν υπηρεσία μεταφοράς.
