Come configurare l'email aziendale sul tuo dominio, passo dopo passo

Configurare l'email aziendale non è difficile, ma l'ordine dei passaggi conta. Se modifichi i record DNS prima che le caselle esistano, i messaggi in arrivo possono rimbalzare. Se salti i record di autenticazione, i tuoi primi messaggi in uscita possono finire nello spam. Questa guida percorre il processo in un ordine sicuro per un dominio che già possiedi.

Prima di iniziare

Raccogli quanto segue, così non dovrai cercarlo a metà strada:

• I dati di accesso al servizio dove viene gestito il DNS del tuo dominio (il registrar, il tuo hosting o un servizio come Cloudflare).
• Un elenco degli indirizzi di cui hai bisogno e di chi userà ciascuno.
• I dettagli di eventuale posta già esistente sul dominio. Se c'è già della posta in uso, non modificare i record MX finché le nuove caselle non sono pronte e i vecchi messaggi non sono stati copiati.

I passaggi di configurazione

Passo 1: crea le caselle

Nel pannello di controllo dell'hosting, crea una casella per ogni persona. In Plesk lo si fa dalla sezione Posta dell'abbonamento. Per ogni casella scegli una password robusta e univoca e imposta un limite di spazio adatto all'uso della persona. Crea gli indirizzi di ruolo come info@ come caselle oppure come alias che recapitano a una casella esistente. Se non sai quale scegliere, leggi il nostro articolo su inoltro, alias e caselle a confronto.

Passo 2: scopri quali record DNS ti servono

Il tuo provider dovrebbe fornirti l'hostname del server di posta per il record MX e il testo del record SPF. Le chiavi DKIM vengono generate sul server di posta, e il pannello ti mostra il record TXT da pubblicare. Se la zona DNS è gestita sullo stesso server del tuo hosting, molti di questi record vengono creati per te. Se la zona è gestita altrove, li aggiungi a mano.

Passo 3: aggiungi i record DNS

Record	Scopo	Dove
MX	Indica ai mittenti quale server riceve la tua posta	Radice del dominio
A o CNAME per l'host di posta	Dà un indirizzo IP alla destinazione MX	Per esempio, il sottodominio mail
TXT (SPF)	Elenca i server autorizzati a inviare per il tuo dominio	Radice del dominio
TXT (DKIM)	Pubblica la chiave pubblica per le firme	selector._domainkey
TXT (DMARC)	Imposta la policy per i controlli falliti	_dmarc

Rimuovi i vecchi record MX che puntano a un provider precedente, a meno che tu non voglia intenzionalmente un percorso di riserva. I record MX misti che inviano la posta a due sistemi diversi sono un motivo comune per cui i messaggi sembrano svanire. Per ridurre il rischio, abbassa il TTL dei vecchi record il giorno prima, come spiegato nel nostro articolo sul TTL.

Passo 4: collega i tuoi dispositivi

Usa queste impostazioni sul telefono o sul client desktop, sostituendo l'hostname con quello fornito dal tuo provider:

• Nome utente: l'indirizzo email completo
• In entrata: IMAP, porta 993 con SSL/TLS
• In uscita: SMTP, porta 587 con STARTTLS (oppure 465 con SSL/TLS)
• Autenticazione: obbligatoria per la posta in uscita

Usare IMAP mantiene i messaggi sul server, così ogni dispositivo vede la stessa casella. Consulta il nostro articolo su IMAP e POP3 per conoscere la differenza.

Passo 5: testa prima di annunciare

1. Invia un messaggio dal tuo nuovo indirizzo a un account personale presso un grande provider e controlla dove arriva.
2. Rispondi, e verifica che la risposta arrivi nella tua nuova casella.
3. Guarda gli header del messaggio ricevuto. Devi vedere SPF, DKIM e DMARC tutti superati.
4. Invia anche a un secondo provider, perché il filtraggio varia.
5. Prova dal telefono con i dati mobili, per confermare che la porta in uscita non sia bloccata sulla tua rete domestica.

Se qualcosa non va, controlla prima le basi: un errore di battitura nella destinazione MX, un punto finale mancante in un hostname quando il tuo editor DNS lo richiede o un record rimasto da un provider precedente.

Passo 6: completa le rifiniture

• Aggiorna la pagina dei contatti del sito, le fatture, le firme email e i profili social.
• Imposta l'inoltro dal vecchio indirizzo per un periodo di transizione.
• Concordate un limite di dimensione delle caselle e un'abitudine di archiviazione, così nessuno rimane senza spazio all'improvviso.
• Annota dove si trovano i record DNS e chi può modificarli.

Se qualcosa non funziona

Procedi dall'esterno verso l'interno. Controlla che il record MX si risolva nell'hostname corretto, che l'hostname si risolva in un indirizzo IP e che il server di posta accetti l'accesso. La maggior parte dei problemi del primo giorno è una password sbagliata, una porta sbagliata o un client che ha ancora salvato il vecchio server. Annotare cosa hai cambiato e quando rende molto più facile per l'assistenza aiutarti.

Errori comuni da evitare

• Pubblicare due record SPF invece di un unico record combinato.
• Far puntare un record MX a un indirizzo IP invece che a un hostname. Le destinazioni MX devono essere hostname.
• Dimenticare che un CNAME non può coesistere con un record MX sullo stesso nome.
• Cambiare i record MX prima che la vecchia posta sia stata copiata.

Email aziendale con Zebra Hosting

Con un piano email di Zebra Hosting, le caselle vengono configurate automaticamente pochi minuti dopo il pagamento e gestite tramite Plesk, quindi i passaggi qui sopra sono rapidi da seguire. Se devi portare con te la posta esistente, il team si occupa gratuitamente di quella migrazione. Dai un'occhiata ai piani di posta aziendale, oppure chiedi nella knowledge base se un passaggio non è chiaro.