Perché la tua azienda dovrebbe usare un'email con il proprio dominio

Molte piccole imprese iniziano con un indirizzo webmail gratuito, un nome seguito dal dominio di un provider pubblico. È veloce, non costa nulla e funziona. Ma prima o poi quell'indirizzo comincia a sembrare un punto debole: i clienti esitano, i messaggi sembrano meno ufficiali e non controlli l'account. Una casella sul tuo dominio, come [email protected], risolve gran parte del problema.

Dice ai clienti chi sei

Un indirizzo email è spesso la prima cosa che un potenziale cliente vede di te, a volte prima ancora che abbia visitato il tuo sito web. Un indirizzo che corrisponde al tuo dominio gli dice che il messaggio arriva davvero dalla tua azienda. Inoltre ripete il nome del tuo brand ogni volta che scrivi a qualcuno, il che non costa nulla e aiuta le persone a ricordarti.

Aiuta anche sul fronte della fiducia nell'altra direzione. Le persone imparano a diffidare dei messaggi provenienti da indirizzi gratuiti sconosciuti, perché sono comuni nelle truffe. Un messaggio dal tuo dominio, con i record di autenticazione corretti, è più facile da accettare sia per le persone sia per i filtri antispam.

L'identità è tua, non del provider

Con un indirizzo gratuito, il provider è proprietario dello spazio dei nomi. Se l'account viene sospeso, o se vuoi cambiare servizio, l'indirizzo resta lì. Con il tuo dominio puoi spostare la posta presso un altro provider e mantenere esattamente gli stessi indirizzi. Clienti, fornitori e biglietti da visita stampati non devono mai cambiare.

Questa portabilità è il motivo principale per considerare il tuo dominio un asset aziendale. L'indirizzo resta tuo finché rinnovi il dominio, qualunque azienda ospiti le caselle quest'anno.

Una struttura migliore per un team in crescita

Il tuo dominio ti permette di creare indirizzi per ruolo oltre che per persona. Alcuni esempi comuni:

• info@ o ciao@ per le richieste generali
• vendite@ e assistenza@ per i team a contatto con i clienti
• fatturazione@ o amministrazione@ per le fatture
• lavoraconnoi@ per le candidature

Quando qualcuno se ne va, puoi riassegnare un indirizzo di ruolo al suo sostituto invece di chiedere a ogni contatto di aggiornare la rubrica. Puoi anche inoltrare gli indirizzi di ruolo a più persone, o trasformarli in caselle condivise, così nulla dipende dalla presenza di una sola persona alla scrivania.

Controllo su sicurezza e regole

Quando gestisci la posta sul tuo dominio decidi chi ottiene un account, quanto devono essere robuste le password e se richiedere una protezione aggiuntiva all'accesso dove il tuo provider la supporta. Puoi pubblicare record SPF, DKIM e DMARC in modo che i server riceventi possano verificare che la posta provenga davvero da te e che per i criminali sia più difficile falsificare il tuo dominio. Niente di tutto questo è possibile con un indirizzo gratuito che non controlli.

Decidi anche che fine fanno i dati. Se un dipendente se ne va, puoi conservarne la casella, reindirizzarla o archiviarla, anziché perdere l'accesso insieme all'account.

Quanto costa e che cosa serve

Servono tre cose: un dominio registrato, record DNS che indirizzino la posta al server giusto e un servizio di posta con caselle. Il dominio ha un costo annuale. Il servizio di posta è incluso nel tuo hosting web oppure acquistato separatamente come piano email dedicato. Confronta cosa include ciascuno, in particolare lo spazio delle caselle, il numero di indirizzi e se il provider supporta i record di autenticazione citati sopra.

L'impegno una tantum è la configurazione del DNS. Aggiungi i record MX perché la posta in arrivo trovi le tue caselle e i record TXT per l'autenticazione. Dopodiché l'uso quotidiano è uguale a quello di qualsiasi altro account email: webmail nel browser oppure un'app su telefono e computer.

Obiezioni comuni

"Un indirizzo gratuito basta"

Per un piccolo progetto personale può darsi. Per un'azienda che incassa pagamenti, invia preventivi o assume persone, il piccolo costo annuale di una casella sul dominio è facile da giustificare.

"È troppo tecnico"

La parte tecnica è soprattutto un'operazione una tantum. Un buon provider ti fornisce i record esatti da incollare, e l'assistenza può guidarti se qualcosa non corrisponde.

"Perderò i miei vecchi messaggi"

Non se migri correttamente. La posta può essere copiata con strumenti IMAP, cartelle comprese, prima di cambiare i record MX. La nostra guida sulla migrazione della posta tra provider illustra l'ordine dei passaggi.

Un modo sensato per iniziare

1. Registra o conferma il controllo del tuo dominio e verifica di poter accedere alle sue impostazioni DNS.
2. Scegli uno schema di nomi breve e coerente, come solo il nome o l'iniziale del nome più il cognome.
3. Crea caselle per le persone e alias o indirizzi di ruolo per le funzioni.
4. Aggiungi i record MX, SPF, DKIM e DMARC forniti dal tuo provider.
5. Collega telefoni e portatili, invia messaggi di prova a qualche provider diverso e poi aggiorna sito web, fatture e firme.

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