Perché le tue email finiscono nello spam e come risolvere
Se le email della tua azienda finiscono nella posta indesiderata, quasi sempre c'è un motivo che puoi correggere. Checklist passo passo, dal DNS ai contenuti.
Non c'è niente di più frustrante che scoprire che un preventivo, una fattura o una risposta è rimasta tre giorni nella cartella della posta indesiderata di un cliente. La buona notizia è che le email raramente finiscono nello spam per motivi misteriosi. Percorri la checklist qui sotto dall'alto verso il basso, perché le cause più comuni sono anche le più economiche da risolvere.
Percorri la checklist
Passo 1: conferma che il problema sia reale
Chiedi al destinatario di controllare la cartella della posta indesiderata e di dirti quale provider usa. Poi fai dei test con alcuni account presso provider diversi. Se la posta finisce nello spam solo presso un provider, la causa è probabilmente il filtraggio del tuo dominio o IP da parte di quel provider. Se finisce nello spam ovunque, sospetta i tuoi record DNS o il contenuto.
Passo 2: leggi gli header del messaggio
Nel messaggio ricevuto, apri gli header completi (spesso chiamati "mostra originale" o "visualizza sorgente"). Cerca una riga con i risultati dell'autenticazione. Dovrebbe dire che SPF, DKIM e DMARC risultano superati. Una riga con fail, softfail o none indica la tua causa.
Passo 3: sistema SPF, DKIM e DMARC
- SPF: assicurati che sul dominio ci sia esattamente un record SPF e che includa ogni servizio che invia a tuo nome: il tuo host di posta, uno strumento per newsletter, un CRM, un servizio per i moduli del sito web.
- DKIM: assicurati che il tuo server di posta firmi i messaggi in uscita e che la chiave pubblica sia pubblicata nel DNS con il selettore corretto.
- DMARC: pubblica un record, anche solo di monitoraggio, in modo che i provider vedano che gestisci attivamente il dominio.
I nostri articoli di approfondimento su SPF, DKIM e DMARC trattano i dettagli e gli errori più comuni.
Passo 4: controlla IP e dominio di invio
Se la tua posta esce da un server che invia anche per molti altri clienti, un altro cliente potrebbe aver danneggiato la reputazione dell'IP. Verifica se l'IP di invio compare nelle blocklist pubbliche e assicurati che abbia una voce di reverse DNS corrispondente. Se il tuo dominio è nuovissimo, aspettati maggiore cautela da parte dei filtri finché non costruisce uno storico. Inizia con volumi bassi di conversazioni vere e desiderate.
Passo 5: guarda il contenuto
Il contenuto raramente è l'unica causa, ma può far finire nello spam un messaggio al limite. Controlla:
- Oggetti che urlano, promettono troppo o usano punteggiatura eccessiva.
- Messaggi che contengono solo una grande immagine, o solo un link.
- Link che usano abbreviatori di URL o reindirizzano attraverso domini non correlati.
- Allegati di tipo insolito, come eseguibili compressi.
- HTML difettoso o copiato da un programma di videoscrittura.
Scrivi come una persona. Un messaggio breve e semplice che dice chiaramente chi sei e perché scrivi è difficile da battere.
Passo 6: controlla la lista, non solo il messaggio
Per newsletter e campagne, la causa principale dell'inserimento tra la posta indesiderata è l'invio a persone che non si aspettano la posta. Usa iscrizioni con consenso esplicito, includi un link di annullamento iscrizione ben visibile, rimuovi gli indirizzi che rimbalzano e smetti di scrivere a chi non interagisce mai. Le segnalazioni anche di una piccola quota di destinatari possono danneggiare la tua reputazione presso un provider.
Passo 7: controlla se un account è compromesso
Se la tua posta ha improvvisamente iniziato a finire nello spam senza modifiche da parte tua, cerca segni che un account sia stato violato. Controlla nella cartella della posta inviata la presenza di messaggi che non hai scritto, guarda l'attività di accesso se il tuo hosting la fornisce e rivedi le regole di inoltro della posta. Cambia la password e abilita una sicurezza più forte. Una casella compromessa può inviare migliaia di messaggi di spam in un'ora e rovinare la tua reputazione.
Passo 8: chiedi aiuto al destinatario
Se un cliente in particolare continua a non ricevere la tua posta, chiedigli di contrassegnare uno dei tuoi messaggi come "non spam" e di aggiungere il tuo indirizzo ai contatti. Questo insegna al suo filtro che sei un mittente legittimo. Non sostituisce i record DNS corretti, ma può risolvere un caso individuale ostinato.
Una rapida tabella diagnostica
| Sintomo | Causa probabile |
|---|---|
| Spam presso ogni provider | SPF, DKIM, DMARC mancanti o che falliscono |
| Spam solo presso un provider | Reputazione o filtraggio specifici del provider |
| Rimbalzi con un messaggio di blocklist | IP di invio inserito in una lista |
| Cambiamento improvviso senza modifiche | Account compromesso o vicino su un IP condiviso |
| Colpite solo le newsletter | Qualità della lista, segnalazioni, contenuto |
| Email dei moduli del sito mancanti | Invio senza autenticazione; vedi il nostro articolo sui moduli di contatto |
Cosa non fare e come mantenere la soluzione
- Non acquistare liste per "crescere" in fretta.
- Non continuare a inviare ripetutamente lo stesso messaggio sperando che uno passi.
- Non pubblicare più record SPF in conflitto mentre fai esperimenti.
Quando la tua posta arriva correttamente, proteggi quel risultato. Rivedi i record DNS ogni volta che aggiungi un nuovo strumento che invia email a tuo nome, leggi di tanto in tanto i report DMARC e usa una password robusta e univoca su ogni casella. Un breve controllo periodico costa molto meno che scoprire dopo settimane che i clienti non hanno mai visto i tuoi messaggi.
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