Email biznesi me domenin tuaj: konfigurimi, SPF, DKIM, DMARC

Një adresë si [email protected] duket më e besueshme se një adresë falas webmail dhe e mban postën e biznesit nën emrin tuaj nëse ndonjëherë ndryshoni ofrues. Konfigurimi kërkon më pak kohë sesa pret shumica. Ky udhëzues përfshin zgjedhjen e ofruesit dhe të madhësisë së kutive postare, rekordet DNS që e bëjnë email-in të punojë dhe të arrijë në destinacion, dhe lidhjen e pajisjeve tuaja.

Pse të përdorni email me domenin tuaj

• Besueshmëri. Klientët dhe furnitorët e marrin më seriozisht një adresë kompanie.
• Pronësi. Domeni është i juaji. Mund t'i zhvendosni kutitë postare te një ofrues tjetër dhe t'i mbani të gjitha adresat.
• Kontroll. Krijoni adresa për stafin e ri, vendosni aliase si invoices@ ose support@ dhe mbyllni llogaritë kur dikush largohet.
• Dorëzueshmëri. Me SPF, DKIM dhe DMARC në vend, serverët marrës mund të verifikojnë që posta juaj është e vërtetë.

Hapi 1: vendosni ku do të qëndrojnë kutitë postare

Keni dy opsione të zakonshme:

• Kuti postare të përfshira me web hostingun. Shumë plane hostingu përfshijnë një numër llogarish email. Kjo u shkon ekipeve të vogla që duan një faturë të vetme.
• Email hosting i dedikuar. Kuti postare të blera më vete, me çmim për kuti. Kjo u shkon ekipeve që kanë nevojë për më shumë hapësirë, e duan email-in të ndarë nga uebfaqja ose e kanë uebfaqen gjetkë.

Sa hapësirë i duhet një kutie postare?

Varet nga mënyra si punojnë njerëzit. Si orientim të përafërt:

• Përdorim i lehtë, kryesisht email me tekst e bashkëngjitje të rralla: një kuti 10 GB zgjat shumë.
• Përdorim i zakonshëm zyre me PDF, tabela e imazhe të rregullta: 50 GB jep një rezervë të rehatshme.
• Përdorim i rëndë, si dizajnerët, ekipet e shitjeve që dërgojnë skedarë të mëdhenj ose kushdo që nuk fshin kurrë asgjë: 250 GB.

Nuk është e nevojshme t'i jepni gjithkujt të njëjtën madhësi. Përzierja e madhësive në një domen zakonisht është qasja më e leverdishme.

Hapi 2: krijoni kutitë postare

Në panelin e kontrollit, krijoni çdo kuti postare me një fjalëkalim të fortë dhe unik. Pastaj shtoni aliase dhe përcjellje për adresat e përbashkëta, që të mos paguani për kuti ku nuk hyn askush. Për shembull, info@ mund t'u përcjellë dy personave. Udhëzuesi ynë për aliasët dhe përcjelljen tregon si.

Hapi 3: shtoni rekordet DNS

Rekordet DNS i tregojnë pjesës tjetër të internetit ku ta dorëzojë postën tuaj dhe si të kontrollojë që posta që pretendon se vjen nga ju është e vërtetë. Nëse ofruesi menaxhon DNS-in tuaj, shumica e tyre mund të krijohen për ju. Nëse e drejtoni vetë DNS-in, shtoni ato vetë.

Rekordet MX: ku dorëzohet posta

Rekordi MX tregon serverin që pranon email-in për domenin tuaj. Pa të, nuk arrin asgjë. Nëse përdorni Cloudflare, rekordi i serverit të postës duhet vendosur në vetëm DNS, sepse email-i nuk mund të kalojë përmes proxy-t web të Cloudflare.

SPF: kush mund të dërgojë për domenin tuaj

SPF është një rekord TXT që rendit serverët e lejuar të dërgojnë postë me domenin tuaj. Serverët marrës e krahasojnë serverin dërgues me atë listë. Dy rregulla kanë rëndësi:

• Kini vetëm një rekord SPF për domen. Nëse përdorni disa shërbime dërgimi, si ofruesin e postës dhe një mjet buletini, bashkojini në një rekord të vetëm.
• Mbylleni me ~all (soft fail) gjatë konfigurimit, që posta e ligjshme të mos refuzohet nëse keni harruar një dërgues.

DKIM: një firmë në çdo mesazh

DKIM i shton çdo mesazhi dalës një firmë kriptografike. Çelësi publik publikohet në një rekord TXT të DNS-it dhe serverët marrës e përdorin për të kontrolluar që mesazhi u dërgua vërtet nga serveri juaj dhe nuk u ndryshua gjatë rrugës. Serveri juaj i postës e gjeneron çelësin. Ju e publikoni në DNS.

DMARC: çfarë të bëhet kur kontrollet dështojnë

DMARC u tregon serverëve marrës çfarë të bëjnë me postën që dështon në SPF dhe DKIM dhe ku t'i dërgojnë raportet. Filloni butësisht:

1. Nisni me politikën p=none, që vetëm mbledh raporte.
2. Lexoni raportet për disa javë për të gjetur dërgues të ligjshëm që i keni harruar.
3. Kaloni te p=quarantine, pastaj te p=reject kur të jeni të sigurt.

Artikulli ynë për SPF, DKIM dhe DMARC ka shembuj rekordesh.

Hapi 4: lidhni pajisjet tuaja

Kutitë postare të biznesit që përdorin protokollet standarde IMAP dhe SMTP punojnë me pothuajse çdo aplikacion poste:

• Outlook në Windows dhe Mac.
• Apple Mail në Mac, iPhone dhe iPad.
• Thunderbird dhe aplikacioni i integruar i postës në Android.
• Webmail në shfletues, për kur jeni në kompjuterin e dikujt tjetër.

Përdorni IMAP në vend të POP3, që mesazhet të qëndrojnë në server dhe çdo pajisje të shfaqë të njëjtën kuti hyrëse. Zgjidhni gjithmonë portat e enkriptuara (SSL/TLS).

Hapi 5: testoni dorëzimin

• Dërgoni një mesazh te një adresë personale te një ofrues i madh falas dhe kontrolloni që mbërrin në kutinë hyrëse, jo në spam.
• Shikoni kokat e mesazhit. Duhet t'i shihni SPF dhe DKIM të shënuar si pass.
• Përgjigjuni nga adresa personale për t'u siguruar që posta hyrëse mbërrin.

Probleme të zakonshme

• Posta shkon në spam: zakonisht mungon ose është i prishur rekordi SPF ose DKIM, ose ka dy rekorde SPF.
• Nuk mbërrin asgjë: kontrolloni rekordin MX dhe që rekordi i postës nuk kalon me proxy përmes Cloudflare.
• Kutia është plot: pastroni bashkëngjitjet e vjetra ose kalojeni atë person në një kuti më të madhe.

Email biznesi me Zebra

Email-i i biznesit i Zebra ka çmim për kuti, kështu që paguani vetëm për atë që përdorni:

• Kuti 10 GB nga €1.49 në muaj, me webmail (Roundcube), IMAP dhe SMTP, filtrim spami, SSL dhe aliase.
• Kuti 50 GB me €2.99 në muaj, që shton skanim të avancuar për spam e viruse dhe kalendarë të përbashkët.
• Kuti 250 GB me €6.99 në muaj, me mbështetje prioritare.

Përziejini madhësitë në një domen, paguani çdo muaj ose çdo vit me dy muaj falas dhe shtoni kuti më vonë nga zona e klientit. Kutitë postare konfigurohen automatikisht për rreth dy minuta pas pagesës. Nëse ju duhet edhe uebfaqe, planet tona të hostingut të përbashkët përfshijnë gjithashtu llogari email.