Geschäftliche E-Mail mit eigener Domain: SPF, DKIM, DMARC

Eine Adresse wie [email protected] wirkt vertrauenswürdiger als eine kostenlose Webmail-Adresse, und sie behält Ihre geschäftliche Post unter Ihrem eigenen Namen, falls Sie jemals den Anbieter wechseln. Die Einrichtung dauert weniger lang, als die meisten erwarten. Dieser Ratgeber behandelt die Wahl von Anbieter und Postfachgrößen, die DNS-Einträge, die E-Mail zum Funktionieren und zur Zustellung bringen, und das Verbinden Ihrer Geräte.

Warum E-Mail mit eigener Domain

• Glaubwürdigkeit. Kunden und Lieferanten nehmen eine Firmenadresse ernster.
• Eigentum. Die Domain gehört Ihnen. Sie können Postfächer zu einem anderen Anbieter umziehen und jede Adresse behalten.
• Kontrolle. Legen Sie Adressen für neue Mitarbeiter an, richten Sie Aliase wie rechnungen@ oder support@ ein und schließen Sie Konten, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
• Zustellbarkeit. Mit SPF, DKIM und DMARC können empfangende Server überprüfen, dass Ihre E-Mails echt sind.

Schritt 1: Entscheiden, wo Ihre Postfächer liegen

Es gibt zwei gängige Möglichkeiten:

• Im Webhosting enthaltene Postfächer. Viele Hosting-Tarife enthalten eine Anzahl von E-Mail-Konten. Das passt zu kleinen Teams, die eine einzige Rechnung wünschen.
• Eigenes E-Mail-Hosting. Einzeln gekaufte Postfächer, pro Postfach berechnet. Das passt zu Teams, die mehr Speicher brauchen, E-Mail getrennt von der Website wünschen oder die Website anderswo hosten.

Wie viel Speicher braucht ein Postfach?

Das hängt davon ab, wie die Menschen arbeiten. Als grobe Orientierung:

• Geringe Nutzung, überwiegend Text-E-Mails mit gelegentlichen Anhängen: Ein Postfach mit 10 GB hält sehr lange.
• Alltägliche Büronutzung mit regelmäßigen PDFs, Tabellen und Bildern: 50 GB bieten komfortablen Spielraum.
• Intensive Nutzung, etwa Designer, Vertriebsteams mit großen Dateien oder alle, die nie etwas löschen: 250 GB.

Sie müssen nicht allen die gleiche Größe geben. Unterschiedliche Größen auf einer Domain zu mischen, ist meist der wirtschaftlichste Ansatz.

Schritt 2: Die Postfächer anlegen

Legen Sie in Ihrem Kontrollpanel jedes Postfach mit einem starken, einmaligen Passwort an. Richten Sie dann Aliase und Weiterleitungen für gemeinsame Adressen ein, damit Sie nicht für Postfächer zahlen, in die sich niemand einloggt. info@ kann zum Beispiel an zwei Personen weiterleiten. Unser Ratgeber zu Aliasen und Weiterleitungen zeigt, wie das geht.

Schritt 3: Die DNS-Einträge hinzufügen

DNS-Einträge sagen dem Rest des Internets, wohin Ihre E-Mails zugestellt werden sollen und wie sich prüfen lässt, ob Nachrichten, die in Ihrem Namen kommen, echt sind. Verwaltet Ihr Hoster Ihr DNS, werden die meisten davon möglicherweise für Sie angelegt. Betreiben Sie Ihr eigenes DNS, tragen Sie sie selbst ein.

MX-Einträge: wohin E-Mail zugestellt wird

Der MX-Eintrag nennt den Server, der E-Mails für Ihre Domain empfängt. Ohne ihn kommt nichts an. Wenn Sie Cloudflare nutzen, muss der Eintrag des Mailservers auf DNS only stehen, denn E-Mail kann nicht über den Web-Proxy von Cloudflare laufen.

SPF: wer für Ihre Domain senden darf

SPF ist ein TXT-Eintrag, der die Server auflistet, die E-Mails mit Ihrer Domain versenden dürfen. Empfangende Server vergleichen den sendenden Server mit dieser Liste. Zwei Regeln sind wichtig:

• Pro Domain darf es nur einen SPF-Eintrag geben. Nutzen Sie mehrere Versanddienste, etwa Ihren Mail-Hoster und ein Newsletter-Tool, fassen Sie sie in einem Eintrag zusammen.
• Beenden Sie ihn während der Einrichtung mit ~all (Soft Fail), damit legitime E-Mails nicht abgelehnt werden, falls Sie einen Absender übersehen haben.

DKIM: eine Signatur auf jeder Nachricht

DKIM fügt jeder ausgehenden Nachricht eine kryptografische Signatur hinzu. Der öffentliche Schlüssel wird in einem DNS-TXT-Eintrag veröffentlicht, und empfangende Server prüfen damit, dass die Nachricht wirklich von Ihrem Server stammt und unterwegs nicht verändert wurde. Ihr Mailserver erzeugt den Schlüssel. Sie veröffentlichen ihn im DNS.

DMARC: was geschehen soll, wenn Prüfungen fehlschlagen

DMARC teilt empfangenden Servern mit, wie sie mit E-Mails umgehen sollen, die SPF und DKIM nicht bestehen, und wohin Berichte gesendet werden. Beginnen Sie behutsam:

1. Starten Sie mit der Richtlinie p=none, die lediglich Berichte sammelt.
2. Lesen Sie die Berichte einige Wochen lang, um vergessene legitime Absender zu finden.
3. Wechseln Sie zu p=quarantine und dann zu p=reject, sobald Sie sicher sind.

Unser Artikel zu SPF, DKIM und DMARC enthält Beispieleinträge.

Schritt 4: Ihre Geräte verbinden

Geschäftliche Postfächer, die die Standardprotokolle IMAP und SMTP nutzen, funktionieren mit fast jeder Mail-App:

• Outlook unter Windows und Mac.
• Apple Mail auf Mac, iPhone und iPad.
• Thunderbird und die integrierte Mail-App unter Android.
• Webmail im Browser, wenn Sie am Computer eines anderen arbeiten.

Nutzen Sie IMAP statt POP3, damit die Nachrichten auf dem Server bleiben und jedes Gerät denselben Posteingang zeigt. Wählen Sie immer die verschlüsselten Ports (SSL/TLS).

Schritt 5: Die Zustellung testen

• Senden Sie eine Nachricht an eine private Adresse bei einem großen kostenlosen Anbieter und prüfen Sie, ob sie im Posteingang landet und nicht im Spam.
• Sehen Sie sich die Header der Nachricht an. SPF und DKIM sollten als bestanden (pass) markiert sein.
• Antworten Sie von der privaten Adresse, um sicherzustellen, dass eingehende E-Mails ankommen.

Häufige Probleme

• E-Mails landen im Spam: meist ein fehlender oder fehlerhafter SPF- oder DKIM-Eintrag oder zwei SPF-Einträge.
• Es kommt nichts an: Prüfen Sie den MX-Eintrag und ob der Mail-Eintrag nicht über Cloudflare geproxt wird.
• Postfach voll: Räumen Sie alte Anhänge auf oder wechseln Sie diese Person in ein größeres Postfach.

Geschäftliche E-Mail bei Zebra

Zebras geschäftliche E-Mail wird pro Postfach berechnet, sodass Sie nur zahlen, was Sie nutzen:

• Postfach mit 10 GB ab €1.49 im Monat, mit Webmail (Roundcube), IMAP und SMTP, Spamfilter, SSL und Aliasen.
• Postfach mit 50 GB für €2.99 im Monat, zusätzlich mit erweitertem Spam- und Virenschutz und gemeinsamen Kalendern.
• Postfach mit 250 GB für €6.99 im Monat, mit Prioritäts-Support.

Mischen Sie Größen auf einer Domain, zahlen Sie monatlich oder jährlich mit zwei Gratismonaten und fügen Sie später in Ihrem Kundenbereich weitere Postfächer hinzu. Postfächer werden nach der Zahlung automatisch in etwa zwei Minuten eingerichtet. Wenn Sie auch eine Website benötigen, enthalten auch unsere Shared-Hosting-Tarife E-Mail-Konten.