Geschäftliche E-Mail auf Ihrer Domain einrichten: Schritt für Schritt
Praktische Anleitung von der Wahl der Postfachnamen über DNS-Einträge bis zum Zustelltest, damit Ihre neue Business-E-Mail vom ersten Tag an funktioniert.
Business-E-Mail einzurichten ist nicht schwer, aber die Reihenfolge der Schritte ist wichtig. Ändern Sie DNS-Einträge, bevor die Postfächer existieren, können eingehende Nachrichten zurückgewiesen werden. Lassen Sie die Authentifizierungs-Einträge weg, landen Ihre ersten ausgehenden Nachrichten womöglich im Spam. Diese Anleitung führt Sie in sicherer Reihenfolge durch den Vorgang für eine Domain, die Ihnen bereits gehört.
Bevor Sie anfangen
Stellen Sie Folgendes bereit, damit Sie nicht mittendrin suchen müssen:
- Zugangsdaten dafür, wo das DNS Ihrer Domain verwaltet wird (der Registrar, Ihr Hoster oder ein Dienst wie Cloudflare).
- Eine Liste der benötigten Adressen und wer sie jeweils nutzt.
- Angaben zu bereits vorhandener E-Mail auf der Domain. Wird bereits Mail genutzt, ändern Sie die MX-Einträge erst, wenn Ihre neuen Postfächer bereit sind und alle alten Nachrichten kopiert wurden.
Die Einrichtungsschritte
Schritt 1: Die Postfächer erstellen
Erstellen Sie in Ihrem Hosting-Kontrollpanel für jede Person ein Postfach. In Plesk geschieht das im Bereich „Mail“ des Abonnements. Wählen Sie für jedes Postfach ein starkes, eindeutiges Passwort und legen Sie ein Speicherlimit fest, das zur Nutzung der Person passt. Legen Sie Rollenadressen wie info@ entweder als Postfächer oder als Aliase an, die an ein bestehendes Postfach zustellen. Wenn Sie unsicher sind, was Sie nehmen sollen, lesen Sie unseren Artikel zu Weiterleitung, Alias und Postfach.
Schritt 2: Herausfinden, welche DNS-Einträge Sie brauchen
Ihr Anbieter sollte Ihnen den Hostnamen des Mailservers für Ihren MX-Eintrag und den Text des SPF-Eintrags nennen. DKIM-Schlüssel werden auf dem Mailserver erzeugt, und das Panel zeigt Ihnen den zu veröffentlichenden TXT-Eintrag. Wird Ihre DNS-Zone auf demselben Server wie Ihr Hosting verwaltet, werden viele dieser Einträge für Sie angelegt. Wird die Zone anderswo verwaltet, fügen Sie sie von Hand hinzu.
Schritt 3: Die DNS-Einträge hinzufügen
| Eintrag | Zweck | Wo |
|---|---|---|
| MX | Sagt Absendern, welcher Server Ihre E-Mails empfängt | Domain-Root |
| A oder CNAME für den Mail-Host | Gibt dem MX-Ziel eine IP-Adresse | Zum Beispiel die Subdomain mail |
| TXT (SPF) | Listet Server auf, die für Ihre Domain senden dürfen | Domain-Root |
| TXT (DKIM) | Veröffentlicht den öffentlichen Schlüssel für Signaturen | selector._domainkey |
| TXT (DMARC) | Legt die Richtlinie bei fehlgeschlagenen Prüfungen fest | _dmarc |
Entfernen Sie alte MX-Einträge, die auf einen früheren Anbieter zeigen, es sei denn, Sie wollen bewusst eine Ausweichroute. Gemischte MX-Einträge, die Mails an zwei verschiedene Systeme senden, sind ein häufiger Grund, warum Nachrichten scheinbar verschwinden. Um das Risiko zu senken, verringern Sie einen Tag vorher den TTL-Wert der alten Einträge, wie in unserem TTL-Artikel erklärt.
Schritt 4: Ihre Geräte verbinden
Verwenden Sie diese Einstellungen auf Ihrem Smartphone oder Desktop-Client und ersetzen Sie den Hostnamen durch den, den Ihr Anbieter nennt:
- Benutzername: die vollständige E-Mail-Adresse
- Posteingang: IMAP, Port 993 mit SSL/TLS
- Postausgang: SMTP, Port 587 mit STARTTLS (oder 465 mit SSL/TLS)
- Authentifizierung: für ausgehende Mails erforderlich
IMAP belässt die Nachrichten auf dem Server, sodass jedes Gerät dasselbe Postfach sieht. Den Unterschied erklärt unser Artikel zu IMAP und POP3.
Schritt 5: Testen, bevor Sie es ankündigen
- Senden Sie eine Nachricht von Ihrer neuen Adresse an ein privates Konto bei einem großen Anbieter und prüfen Sie, wo sie landet.
- Antworten Sie darauf und bestätigen Sie, dass die Antwort in Ihrem neuen Postfach ankommt.
- Sehen Sie sich die Header der empfangenen Nachricht an. SPF, DKIM und DMARC sollten alle bestanden sein.
- Senden Sie auch an einen zweiten Anbieter, da die Filterung variiert.
- Testen Sie von Ihrem Smartphone über mobile Daten, um zu bestätigen, dass Ihr Ausgangsport im Heimnetz nicht blockiert ist.
Wenn etwas fehlschlägt, prüfen Sie zuerst die Grundlagen: einen Tippfehler im MX-Ziel, einen fehlenden Punkt am Ende eines Hostnamens, wenn Ihr DNS-Editor ihn verlangt, oder einen Rest-Eintrag eines früheren Anbieters.
Schritt 6: Die Nacharbeiten erledigen
- Aktualisieren Sie Ihre Kontaktseite, Rechnungen, E-Mail-Signaturen und Social-Media-Profile.
- Richten Sie für eine Übergangszeit eine Weiterleitung von der alten Adresse ein.
- Einigen Sie sich auf ein Postfachlimit und eine Archivierungsgewohnheit, damit niemand unerwartet den Platz verliert.
- Halten Sie fest, wo die DNS-Einträge liegen und wer sie ändern darf.
Wenn etwas nicht funktioniert
Arbeiten Sie von außen nach innen. Prüfen Sie, dass der MX-Eintrag auf den richtigen Hostnamen auflöst, dass der Hostname auf eine IP-Adresse auflöst und dass der Mailserver die Anmeldung akzeptiert. Die meisten Probleme am ersten Tag sind ein falsches Passwort, ein falscher Port oder ein Client, in dem noch der alte Server gespeichert ist. Wenn Sie aufschreiben, was Sie wann geändert haben, kann der Support Ihnen viel leichter helfen.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Zwei SPF-Einträge statt eines kombinierten Eintrags veröffentlichen.
- Einen MX-Eintrag auf eine IP-Adresse statt auf einen Hostnamen zeigen lassen. MX-Ziele müssen Hostnamen sein.
- Vergessen, dass ein CNAME nicht neben einem MX-Eintrag auf demselben Namen bestehen kann.
- MX-Einträge umstellen, bevor alte E-Mails herüberkopiert wurden.
Business-E-Mail mit Zebra Hosting
Mit einem E-Mail-Tarif von Zebra Hosting werden Postfächer wenige Minuten nach der Zahlung automatisch eingerichtet und über Plesk verwaltet, sodass die obigen Schritte schnell erledigt sind. Wenn Sie vorhandene E-Mails mitnehmen müssen, übernimmt das Team diesen Umzug kostenlos. Sehen Sie sich die E-Mail-Hosting-Tarife an oder fragen Sie in der Wissensdatenbank nach, wenn ein Schritt unklar ist.
