Därför hamnar dina mejl i skräppost och så åtgärdar du det
Hamnar företagsmejlen i skräpposten finns det nästan alltid en orsak du kan hitta och åtgärda. En steg-för-steg-checklista från DNS-poster till innehållsvanor.
Det finns inget mer frustrerande än att upptäcka att en offert, en faktura eller ett svar har legat i en kunds skräppostmapp i tre dagar. Den goda nyheten är att mejl sällan hamnar i skräppost av mystiska skäl. Arbeta dig igenom checklistan nedan uppifrån och ned, eftersom de vanligaste orsakerna också är de billigaste att åtgärda.
Arbeta igenom checklistan
Steg 1: bekräfta att problemet är verkligt
Be mottagaren titta i sin skräppostmapp och berätta vilken leverantör hen använder. Testa sedan med några konton hos olika leverantörer. Om e-posten bara hamnar i skräppost hos en enda leverantör beror det sannolikt på att leverantörens filter bedömer din domän eller IP-adress. Om den hamnar i skräppost överallt, misstänk dina DNS-poster eller innehållet.
Steg 2: läs meddelandets rubriker
Öppna de fullständiga rubrikerna (headers) i det mottagna meddelandet (ofta kallat "visa original" eller "visa källa"). Leta efter en rad med autentiseringsresultat. Den ska visa att SPF, DKIM och DMARC godkänns. En rad som visar fail, softfail eller none pekar mot din orsak.
Steg 3: åtgärda SPF, DKIM och DMARC
- SPF: se till att det finns exakt en SPF-post på domänen och att den omfattar varje tjänst som skickar å dina vägnar: ditt e-postwebbhotell, ett nyhetsbrevsverktyg, ett CRM, en formulärtjänst på webbplatsen.
- DKIM: se till att din e-postserver signerar utgående meddelanden och att den publika nyckeln är publicerad i DNS vid rätt selektor.
- DMARC: publicera en post, även en som bara övervakar, så att leverantörerna ser att du förvaltar domänen.
Våra fördjupade artiklar om SPF, DKIM och DMARC går igenom detaljerna och de vanliga misstagen.
Steg 4: kontrollera din skickande IP-adress och domän
Om din e-post går ut via en server som också skickar för många andra kunder kan en annan kund ha skadat IP-adressens rykte. Kontrollera om den skickande IP-adressen förekommer på offentliga blocklistor och se till att den har en matchande omvänd DNS-post. Om din domän är helt ny, räkna med mer försiktighet från filtren tills den har byggt upp en historik. Börja med små volymer av riktiga, önskade samtal.
Steg 5: titta på ditt innehåll
Innehållet är sällan ensam orsak, men det kan tippa ett gränsfall över till skräppost. Granska:
- Ämnesrader som skriker, lovar för mycket eller har överdriven interpunktion.
- Meddelanden som bara innehåller en stor bild, eller bara en länk.
- Länkar som använder URL-förkortare eller omdirigerar via orelaterade domäner.
- Bilagor av ovanliga typer, till exempel zippade körbara filer.
- HTML som är trasig eller kopierad från ett ordbehandlingsprogram.
Skriv som en människa. Ett kort, enkelt meddelande som tydligt säger vem du är och varför du skriver är svårt att slå.
Steg 6: kontrollera listan, inte bara meddelandet
För nyhetsbrev och kampanjer är den största orsaken till skräppostplacering att man skickar till personer som inte väntar sig mejlet. Använd anmälningar med samtycke, ta med en synlig avanmälningslänk, ta bort adresser som studsar och sluta mejla personer som aldrig engagerar sig. Klagomål från även en liten andel av mottagarna kan skada ditt rykte hos en leverantör.
Steg 7: kontrollera om ett konto är komprometterat
Om din e-post plötsligt började hamna i skräppost utan att något ändrats på din sida, leta efter tecken på att ett konto har hackats. Kontrollera mappen skickat efter meddelanden du inte skrivit, titta på inloggningsaktivitet om ditt webbhotell tillhandahåller den och granska regler för vidarebefordran. Byt lösenord och aktivera starkare säkerhet. En komprometterad brevlåda kan skicka tusentals skräpmeddelanden på en timme och förstöra ditt rykte.
Steg 8: be mottagaren om hjälp
Om en viss kund hela tiden missar dina mejl, be hen markera ett av dina meddelanden som "inte skräppost" och lägga till din adress i sina kontakter. Det lär kundens filter att du är en legitim avsändare. Det ersätter inte korrekta DNS-poster, men kan lösa ett envist enskilt fall.
En snabb felsökningstabell
| Symptom | Trolig orsak |
|---|---|
| Skräppost hos alla leverantörer | SPF, DKIM, DMARC saknas eller misslyckas |
| Skräppost hos bara en leverantör | Leverantörsspecifikt rykte eller filtrering |
| Studsar med ett meddelande om blocklista | Skickande IP-adress listad |
| Plötslig förändring utan ändringar | Komprometterat konto eller granne på delad IP-adress |
| Bara nyhetsbrev påverkas | Listkvalitet, klagomål, innehåll |
| Mejl från webbplatsens formulär saknas | Skickas utan autentisering, se vår artikel om kontaktformulär |
Vad du inte ska göra, och hur du behåller åtgärden
- Köp inga listor för att "växa" snabbt.
- Fortsätt inte skicka samma meddelande om och om igen i hopp om att något går fram.
- Publicera inte flera motstridiga SPF-poster medan du experimenterar.
När din e-post väl landar rätt, skydda resultatet. Granska dina DNS-poster varje gång du lägger till ett nytt verktyg som skickar e-post för din räkning, läs dina DMARC-rapporter då och då och använd ett starkt, unikt lösenord på varje brevlåda. En kort regelbunden kontroll är mycket billigare än att flera veckor senare upptäcka att kunderna aldrig såg dina meddelanden.
Pålitlig leverans med Zebra Hosting
De flesta fall av mejl i skräpposten löses genom att autentisering och grundläggande hygien blir rätt, och det är mycket enklare på ett korrekt konfigurerat webbhotell. Zebra Hostings team kan hjälpa till att kontrollera dina poster, och support finns på 17 språk. Se e-posthostingpaketen, eller kontakta oss via kontaktsidan om du vill ha ett extra par ögon på dina rubriker.
