Därför bör ditt företag använda e-post på sin egen domän

Många småföretag börjar med en gratis webbmejladress, ett namn följt av en offentlig leverantörs domän. Det går snabbt, kostar ingenting och fungerar. Men förr eller senare börjar adressen kännas som en svag punkt: kunder tvekar, meddelanden ser mindre officiella ut och du kontrollerar inte kontot. En brevlåda på din egen domän, till exempel [email protected], löser det mesta av detta.

Den visar kunderna vem du är

En e-postadress är ofta det första en potentiell kund ser av dig, ibland innan de har besökt din webbplats. En adress som matchar din domän visar att meddelandet verkligen kommer från ditt företag. Den upprepar också ditt varumärkesnamn varje gång du skriver till någon, vilket inte kostar något och hjälper folk att komma ihåg dig.

Den hjälper till med förtroende åt andra hållet också. Människor lär sig att vara försiktiga med meddelanden från okända gratisadresser, eftersom de är vanliga i bedrägerier. Ett meddelande från din egen domän, med korrekta autentiseringsposter, är lättare för både människor och skräppostfilter att acceptera.

Du äger identiteten, inte leverantören

Med en gratisadress äger leverantören namnrymden. Om kontot stängs av, eller om du vill byta tjänst, blir adressen kvar hos dem. Med din egen domän kan du flytta din e-post till en annan leverantör och behålla exakt samma adresser. Dina kunder, leverantörer och tryckta visitkort behöver aldrig ändras.

Den flyttbarheten är huvudskälet till att se din domän som en tillgång i verksamheten. Adressen är din så länge du förnyar domänen, oavsett vilket företag som hostar brevlådorna i år.

Bättre struktur för ett växande team

Med en egen domän kan du skapa adresser efter roll såväl som efter person. Några vanliga exempel:

• info@ eller hello@ för allmänna förfrågningar
• sales@ och support@ för kundvända team
• billing@ eller accounts@ för fakturor
• jobs@ för ansökningar

När någon slutar kan du tilldela en rolladress till efterträdaren i stället för att be alla kontakter uppdatera sin adressbok. Du kan också vidarebefordra rolladresser till flera personer eller göra dem till delade brevlådor, så att ingenting hänger på att en person sitter vid sitt skrivbord.

Kontroll över säkerhet och policy

När du driver e-post på din egen domän bestämmer du vem som får ett konto, hur starka lösenorden måste vara och om extra inloggningsskydd ska krävas där din leverantör stöder det. Du kan publicera SPF-, DKIM- och DMARC-poster så att mottagande servrar kan kontrollera att e-posten verkligen kommer från dig och så att brottslingar får det svårare att förfalska din domän. Inget av det är möjligt för en gratisadress som du inte kontrollerar.

Du bestämmer också vad som händer med datan. Om en anställd slutar kan du behålla brevlådan, omdirigera den eller arkivera den, i stället för att förlora åtkomsten tillsammans med kontot.

Vad det kostar och vad som krävs

Du behöver tre saker: en registrerad domän, DNS-poster som pekar e-posten till rätt server och en e-posttjänst med brevlådor. Domänen kostar en årsavgift. E-posttjänsten ingår antingen i ditt webbhotell eller köps separat som ett dedikerat e-postpaket. Jämför vad var och en omfattar, särskilt brevlådornas lagringsutrymme, antalet adresser och om leverantören stöder de autentiseringsposter som nämndes ovan.

Den enda engångsinsatsen är DNS-inställningen. Du lägger till MX-poster så att inkommande e-post hittar dina brevlådor, och TXT-poster för autentisering. Därefter är den dagliga användningen densamma som för vilket annat e-postkonto som helst: webbmejl i en webbläsare, eller en app i mobilen och på datorn.

Vanliga invändningar

"En gratisadress räcker gott"

För ett personligt sidoprojekt kan den göra det. För ett företag som tar emot betalningar, skickar offerter eller anställer personal är den lilla årskostnaden för en domänbrevlåda lätt att motivera.

"Det är för tekniskt"

Den tekniska delen är mest en engångsuppgift. En bra leverantör ger dig exakt de poster som ska klistras in, och supporten kan guida dig om något inte stämmer.

"Jag förlorar mina gamla meddelanden"

Inte om du flyttar på rätt sätt. E-post kan kopieras över med IMAP-verktyg, med mappar och allt, innan du byter MX-poster. Vår guide om att flytta e-post mellan leverantörer går igenom ordningen på stegen.

Ett förnuftigt sätt att börja

1. Registrera eller bekräfta att du kontrollerar din domän och kontrollera att du kan logga in på dess DNS-inställningar.
2. Bestäm ett kort, konsekvent namnmönster, till exempel enbart förnamn eller första bokstaven i förnamnet plus efternamn.
3. Skapa brevlådor för personer och alias eller rolladresser för funktioner.
4. Lägg till de MX-, SPF-, DKIM- och DMARC-poster som din leverantör anger.
5. Anslut mobiler och bärbara datorer, skicka testmeddelanden till några olika leverantörer och uppdatera sedan din webbplats, dina fakturor och dina signaturer.

E-post på din domän med Zebra Hosting

Zebra Hosting erbjuder e-posthosting för företag som sätts upp automatiskt inom några minuter efter betalning, hanteras i Plesk och har samma pris vid varje förnyelse. Om du redan har e-post någon annanstans kan teamet flytta den kostnadsfritt, och support finns på 17 språk. Se e-postpaketen för företag för att komma igång, eller läs om den kostnadsfria flyttjänsten.