Porque deve a sua empresa usar email no próprio domínio

Muitas pequenas empresas começam com um endereço de webmail gratuito, um nome seguido do domínio de um fornecedor público. É rápido, não custa nada e funciona. Mas, mais cedo ou mais tarde, o endereço começa a parecer um ponto fraco: os clientes hesitam, as mensagens parecem menos oficiais e a conta não está sob o seu controlo. Uma caixa de correio no seu próprio domínio, como [email protected], resolve quase tudo isso.

Diz aos clientes quem você é

Um endereço de email é muitas vezes a primeira coisa que um potencial cliente vê de si, por vezes antes de visitar o seu site. Um endereço que corresponde ao seu domínio diz-lhe que a mensagem vem mesmo da sua empresa. Repete também o nome da sua marca de cada vez que escreve a alguém, o que não custa nada e ajuda as pessoas a lembrarem-se de si.

Ajuda também na confiança no sentido inverso. As pessoas aprendem a ter cuidado com mensagens de endereços gratuitos desconhecidos, porque são comuns em burlas. Uma mensagem do seu próprio domínio, com registos de autenticação corretos, é mais fácil de aceitar tanto para as pessoas como para os filtros de correio.

A identidade é sua, não do fornecedor

Com um endereço gratuito, o espaço de nomes pertence ao fornecedor. Se a conta for suspensa, ou se quiser mudar de serviço, o endereço fica para trás. Com o seu próprio domínio, pode mudar o seu correio para outro fornecedor e manter exatamente os mesmos endereços. Os seus clientes, fornecedores e cartões de visita impressos nunca precisam de mudar.

Essa portabilidade é a principal razão para encarar o seu domínio como um ativo da empresa. O endereço continua seu enquanto renovar o domínio, seja qual for a empresa que aloja as caixas de correio este ano.

Melhor estrutura para uma equipa em crescimento

O seu próprio domínio permite criar endereços por função e também por pessoa. Alguns exemplos comuns:

• info@ ou hello@ para pedidos gerais
• sales@ e support@ para as equipas em contacto com clientes
• billing@ ou accounts@ para faturas
• jobs@ para candidaturas

Quando alguém sai, pode reatribuir um endereço de função ao substituto, em vez de pedir a cada contacto que atualize a sua agenda. Pode também reencaminhar endereços de função para várias pessoas, ou transformá-los em caixas partilhadas, para que nada dependa de alguém estar à secretária.

Controlo sobre a segurança e as políticas

Quando gere o correio no seu próprio domínio, decide quem recebe uma conta, quão fortes têm de ser as palavras-passe e se exige proteção adicional no início de sessão, quando o seu fornecedor o suporta. Pode publicar registos SPF, DKIM e DMARC para que os servidores recetores verifiquem que o correio vem mesmo de si e para que os criminosos tenham mais dificuldade em falsificar o seu domínio. Nada disto é possível num endereço gratuito que não controla.

Decide também o que acontece aos dados. Se um colaborador sair, pode manter a caixa de correio, redirecioná-la ou arquivá-la, em vez de perder o acesso juntamente com a conta.

O que custa e o que é preciso

Precisa de três coisas: um domínio registado, registos DNS que encaminhem o correio para o servidor certo e um serviço de correio com caixas. O domínio tem uma taxa anual. O serviço de correio vem incluído no alojamento do seu site ou é comprado à parte como um plano de email dedicado. Compare o que cada um inclui, em particular o armazenamento por caixa, o número de endereços e se o fornecedor suporta os registos de autenticação referidos acima.

O esforço pontual é a configuração do DNS. Adiciona registos MX para que o correio recebido encontre as suas caixas, e registos TXT para a autenticação. Depois disso, o uso diário é igual ao de qualquer outra conta de email: webmail num navegador ou uma aplicação no telemóvel e no computador.

Objeções comuns

"Um endereço gratuito é suficiente"

Para um projeto pessoal pode ser. Para uma empresa que recebe pagamentos, envia orçamentos ou contrata pessoas, o pequeno custo anual de uma caixa de domínio justifica-se facilmente.

"É demasiado técnico"

A parte técnica é sobretudo uma tarefa pontual. Um bom fornecedor dá-lhe os registos exatos para colar, e o suporte pode acompanhá-lo se algo não corresponder.

"Vou perder as minhas mensagens antigas"

Não se migrar corretamente. O correio pode ser copiado com ferramentas IMAP, pastas incluídas, antes de mudar os registos MX. O nosso guia sobre a migração de email entre fornecedores explica a ordem dos passos.

Uma forma sensata de começar

1. Registe ou confirme o controlo do seu domínio e verifique que consegue iniciar sessão nas suas definições de DNS.
2. Decida um padrão de nomes curto e coerente, como apenas o primeiro nome ou a inicial do primeiro nome mais o apelido.
3. Crie caixas de correio para as pessoas e aliases ou endereços de função para as funções.
4. Adicione os registos MX, SPF, DKIM e DMARC fornecidos pelo seu fornecedor.
5. Ligue telemóveis e portáteis, envie mensagens de teste para alguns fornecedores diferentes e só depois atualize o seu site, faturas e assinaturas.

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