Porque os seus emails vão para o spam e como resolver
Se os emails da empresa caem na pasta de lixo, quase sempre há uma causa que se pode corrigir. Checklist passo a passo, dos registos DNS aos hábitos de escrita.
Nada é mais frustrante do que descobrir que um orçamento, uma fatura ou uma resposta ficou três dias na pasta de lixo de um cliente. A boa notícia é que os emails raramente vão para o spam por motivos misteriosos. Percorra a checklist abaixo de cima para baixo, porque as causas mais comuns são também as mais baratas de corrigir.
Percorra a checklist
Passo 1: confirme que o problema é real
Peça ao destinatário que verifique a pasta de lixo e que lhe diga que fornecedor usa. Depois teste com algumas contas em fornecedores diferentes. Se o correio vai para o spam só num fornecedor, a causa é provavelmente a filtragem desse fornecedor ao seu domínio ou IP. Se vai para o spam em todo o lado, suspeite dos registos DNS ou do conteúdo.
Passo 2: leia os cabeçalhos da mensagem
Na mensagem recebida, abra os cabeçalhos completos (muitas vezes chamados "mostrar original" ou "ver código-fonte"). Procure uma linha de resultados de autenticação. Deve indicar que SPF, DKIM e DMARC passam. Uma linha com fail, softfail ou none aponta para a sua causa.
Passo 3: corrija SPF, DKIM e DMARC
- SPF: garanta que existe exatamente um registo SPF no domínio e que inclui todos os serviços que enviam em seu nome: o seu servidor de correio, uma ferramenta de newsletters, um CRM, um serviço de formulários do site.
- DKIM: garanta que o seu servidor de correio assina as mensagens enviadas e que a chave pública está publicada no DNS no seletor correto.
- DMARC: publique um registo, mesmo que seja só de monitorização, para que os fornecedores vejam que está a gerir o domínio.
Os nossos artigos aprofundados sobre SPF, DKIM e DMARC cobrem os detalhes e os erros mais comuns.
Passo 4: verifique o IP e o domínio de envio
Se o seu correio sai por um servidor que envia também para muitos outros clientes, outro cliente pode ter prejudicado a reputação do IP. Verifique se o IP de envio aparece em listas de bloqueio públicas e garanta que tem uma entrada de DNS inverso correspondente. Se o seu domínio for novo, espere mais cautela dos filtros até construir um historial. Comece com volumes baixos de conversas reais e desejadas.
Passo 5: analise o conteúdo
O conteúdo raramente é a única causa, mas pode fazer uma mensagem duvidosa cair no spam. Reveja:
- Assuntos que gritam, prometem demais ou usam pontuação excessiva.
- Mensagens que contêm apenas uma imagem grande, ou apenas uma ligação.
- Ligações que usam encurtadores de URL ou redirecionam por domínios não relacionados.
- Anexos de tipos invulgares, como executáveis comprimidos.
- HTML quebrado ou copiado de um processador de texto.
Escreva como uma pessoa. Uma mensagem curta e simples que diga claramente quem é e porque escreve é difícil de superar.
Passo 6: verifique a lista, não apenas a mensagem
Nas newsletters e campanhas, a maior causa de colocação no lixo é enviar para pessoas que não esperam o correio. Use inscrições com consentimento, inclua uma ligação visível para cancelar a subscrição, remova os endereços que devolvem e deixe de enviar a quem nunca interage. As queixas de até uma pequena parte dos destinatários podem prejudicar a sua reputação junto de um fornecedor.
Passo 7: verifique se há uma conta comprometida
Se o seu correio começou de repente a ir para o spam sem qualquer alteração da sua parte, procure sinais de que uma conta foi invadida. Verifique a pasta de enviados à procura de mensagens que não escreveu, consulte a atividade de início de sessão se o seu alojamento a disponibilizar e reveja as regras de reencaminhamento de correio. Altere a palavra-passe e ative uma segurança mais forte. Uma caixa comprometida pode enviar milhares de mensagens de spam numa hora e arruinar a sua reputação.
Passo 8: peça ajuda ao destinatário
Se um cliente em particular continua a não receber o seu correio, peça-lhe que marque uma das suas mensagens como "não é spam" e adicione o seu endereço aos contactos. Isto ensina o filtro dele que é um remetente legítimo. Não substitui registos DNS corretos, mas pode resolver um caso individual persistente.
Uma tabela rápida de diagnóstico
| Sintoma | Causa provável |
|---|---|
| Spam em todos os fornecedores | SPF, DKIM ou DMARC em falta ou a falhar |
| Spam apenas num fornecedor | Reputação ou filtragem específica do fornecedor |
| Devoluções com mensagem de lista de bloqueio | IP de envio listado |
| Mudança súbita sem alterações | Conta comprometida ou vizinho num IP partilhado |
| Apenas as newsletters afetadas | Qualidade da lista, queixas, conteúdo |
| Emails de formulários do site em falta | Envio sem autenticação; veja o nosso artigo sobre formulários de contacto |
O que não fazer e como manter tudo corrigido
- Não compre listas para "crescer" depressa.
- Não continue a enviar a mesma mensagem repetidamente na esperança de que uma passe.
- Não publique vários registos SPF contraditórios enquanto faz experiências.
Quando o seu correio estiver a chegar bem, proteja esse resultado. Reveja os registos DNS sempre que adicionar uma nova ferramenta que envie email em seu nome, leia de vez em quando os relatórios DMARC e use uma palavra-passe forte e única em cada caixa. Uma verificação curta e regular é muito mais barata do que descobrir semanas depois que os clientes nunca viram as suas mensagens.
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A maioria dos casos de pasta de spam resolve-se acertando na autenticação e na higiene básica, o que é muito mais fácil num alojamento bem configurado. A equipa da Zebra Hosting pode ajudar a verificar os seus registos, e o suporte está disponível em 17 idiomas. Veja os planos de alojamento de email ou fale connosco através da página de contacto se quiser uma segunda opinião sobre os seus cabeçalhos.
