Como configurar email empresarial no seu domínio, passo a passo
Guia prático, da escolha dos nomes das caixas aos registos DNS e ao teste de entrega, para que o seu novo email empresarial funcione bem desde o primeiro dia.
Configurar email empresarial não é difícil, mas a ordem dos passos importa. Se alterar os registos DNS antes de as caixas existirem, as mensagens recebidas podem ser devolvidas. Se saltar os registos de autenticação, as primeiras mensagens enviadas podem cair no spam. Este guia percorre o processo por uma ordem segura, para um domínio que já possui.
Antes de começar
Reúna o seguinte para não ter de andar à procura a meio do processo:
- Os dados de acesso ao local onde o DNS do seu domínio é gerido (o registador, o seu alojamento ou um serviço como a Cloudflare).
- Uma lista dos endereços de que precisa e de quem vai usar cada um.
- Os detalhes de qualquer email já existente no domínio. Se já houver correio em uso, não altere os registos MX até as novas caixas estarem prontas e as mensagens antigas copiadas.
Os passos da configuração
Passo 1: crie as caixas de correio
No painel de controlo do alojamento, crie uma caixa para cada pessoa. No Plesk, faz-se na secção Correio da subscrição. Para cada caixa escolha uma palavra-passe forte e única e defina um limite de armazenamento adequado à utilização da pessoa. Crie endereços de função como info@ como caixas ou como aliases que entregam numa caixa existente. Se tiver dúvidas sobre qual usar, leia o nosso artigo sobre reencaminhamentos, aliases e caixas de correio.
Passo 2: descubra que registos DNS são necessários
O seu fornecedor deve indicar o nome do servidor de correio para o registo MX e o texto do registo SPF. As chaves DKIM são geradas no servidor de correio, e o painel mostra o registo TXT a publicar. Se a zona DNS é gerida no mesmo servidor do alojamento, muitos destes registos são criados por si. Se a zona é gerida noutro lado, adiciona-os à mão.
Passo 3: adicione os registos DNS
| Registo | Finalidade | Onde |
|---|---|---|
| MX | Indica aos remetentes que servidor recebe o seu correio | Raiz do domínio |
| A ou CNAME para o servidor de correio | Dá um endereço IP ao destino do MX | Por exemplo, o subdomínio mail |
| TXT (SPF) | Lista os servidores autorizados a enviar em nome do seu domínio | Raiz do domínio |
| TXT (DKIM) | Publica a chave pública das assinaturas | selector._domainkey |
| TXT (DMARC) | Define a política para verificações falhadas | _dmarc |
Remova os registos MX antigos que apontam para um fornecedor anterior, a menos que queira intencionalmente uma rota de reserva. Registos MX mistos que enviam o correio para dois sistemas diferentes são uma razão comum para as mensagens parecerem desaparecer. Para reduzir o risco, diminua o TTL dos registos antigos um dia antes, como explicado no nosso artigo sobre TTL.
Passo 4: ligue os seus dispositivos
Use estas definições no telemóvel ou no cliente de secretária, substituindo o nome do servidor pelo que o seu fornecedor indicar:
- Nome de utilizador: o endereço de email completo
- Receção: IMAP, porta 993 com SSL/TLS
- Envio: SMTP, porta 587 com STARTTLS (ou 465 com SSL/TLS)
- Autenticação: obrigatória para o correio enviado
Usar IMAP mantém as mensagens no servidor para que todos os dispositivos vejam a mesma caixa. Veja o nosso artigo sobre IMAP e POP3 para conhecer a diferença.
Passo 5: teste antes de anunciar
- Envie uma mensagem do seu novo endereço para uma conta pessoal num grande fornecedor e veja onde ela chega.
- Responda-lhe e confirme que a resposta chega à sua nova caixa.
- Veja os cabeçalhos da mensagem recebida. Deve ver SPF, DKIM e DMARC todos a passar.
- Envie também para um segundo fornecedor, já que a filtragem varia.
- Teste a partir do telemóvel com dados móveis, para confirmar que a porta de envio não está bloqueada na rede de casa.
Se alguma coisa falhar, verifique primeiro o básico: um erro de escrita no destino do MX, um ponto em falta no fim de um nome de servidor quando o seu editor de DNS o exige ou um registo esquecido de um fornecedor anterior.
Passo 6: conclua as tarefas finais
- Atualize a página de contacto do site, as faturas, as assinaturas de email e os perfis nas redes sociais.
- Configure o reencaminhamento a partir do endereço antigo durante um período de transição.
- Combine um limite de tamanho das caixas e um hábito de arquivo, para que ninguém fique sem espaço de repente.
- Anote onde estão os registos DNS e quem os pode alterar.
Se algo não funcionar
Trabalhe de fora para dentro. Verifique que o registo MX resolve para o nome de servidor certo, que o nome do servidor resolve para um endereço IP e que o servidor de correio aceita o início de sessão. A maioria dos problemas do primeiro dia são uma palavra-passe errada, uma porta errada ou um cliente que ainda tem o servidor antigo guardado. Anotar o que alterou e quando torna muito mais fácil ao suporte ajudá-lo.
Erros comuns a evitar
- Publicar dois registos SPF em vez de um único registo combinado.
- Apontar um registo MX para um endereço IP em vez de um nome de servidor. Os destinos MX têm de ser nomes de servidor.
- Esquecer que um CNAME não pode coexistir com um registo MX no mesmo nome.
- Mudar os registos MX antes de o correio antigo ter sido copiado.
Email empresarial com a Zebra Hosting
Com um plano de email da Zebra Hosting, as caixas são configuradas automaticamente poucos minutos após o pagamento e geridas através do Plesk, pelo que os passos acima são rápidos de seguir. Se precisar de trazer correio existente, a equipa trata dessa migração gratuitamente. Consulte os planos de alojamento de email ou pergunte na base de conhecimento se algum passo não estiver claro.
